Aby wykonawcy złożyli porównywalne oferty, Zamawiający musi jednoznacznie opisać zakres zamówienia, wymagania minimalne, warunki realizacji, elementy ujęte w cenie oraz sposób odbioru i rozliczenia. W praktyce oznacza to, że trzeba wiedzieć, jak opisać przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny, mierzalny i spójny z pozostałą dokumentacją postępowania. Sam formularz cenowy nie wystarczy. O porównywalności ofert decyduje to, czy dokumentacja ogranicza pole do odmiennych interpretacji po stronie wykonawców.

Porównywalne oferty to takie, które zostały skalkulowane na podstawie tego samego zakresu zamówienia, tych samych wymagań i tych samych warunków realizacji.

To właśnie dlatego opis przedmiotu zamówienia nie powinien być traktowany jako formalny załącznik do postępowania, lecz jako rdzeń całej dokumentacji. Jeżeli jest przygotowany prawidłowo, Zamawiający zwiększa szansę na otrzymanie ofert opartych na tych samych podstawach. Jeżeli jest przygotowany zbyt ogólnie, ryzyko dotyczy nie tylko oceny ofert, ale również realizacji umowy, odbiorów i rozliczenia zamówienia.

Zasady opisu przedmiotu zamówienia wynikają z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz praktyki stosowania dokumentacji w postępowaniach.

Jak opisać przedmiot zamówienia, aby oferty były porównywalne

Jeżeli Zamawiający zastanawia się, jak opisać przedmiot zamówienia, powinien zacząć od elementów, które bezpośrednio wpływają na porównywalność ofert.

• zakres zamówienia – co dokładnie ma zostać wykonane, dostarczone lub uruchomione,
• wymagania minimalne – jakie parametry, funkcje lub cechy są obowiązkowe,
• elementy ujęte w cenie – co wykonawca ma wkalkulować w ofertę,
• warunki realizacji – w jakich warunkach organizacyjnych i technicznych zamówienie będzie wykonywane,
• sposób odbioru – po czym Zamawiający oceni, że świadczenie zostało wykonane prawidłowo,
• zasady rozliczenia – za co, kiedy i na jakiej podstawie nastąpi płatność,
• spójność z SWZ – aby wykonawca nie musiał sam rozstrzygać, które zapisy są wiążące.

Jeżeli opis przedmiotu zamówienia nie obejmuje tych elementów, wykonawcy wyceniają różne zakresy świadczenia, a oferty tracą porównywalność.

W skrócie

Aby oferty były porównywalne, wykonawcy muszą wyceniać ten sam zakres, ten sam standard i te same warunki realizacji. Jeżeli dokumentacja pozostawia luki interpretacyjne, różnice w cenie przestają wynikać wyłącznie z rynku. Zaczynają wynikać z różnych interpretacji tego samego zamówienia.

Dlaczego porównywalność ofert w przetargu zaczyna się w opisie przedmiotu zamówienia

Wykonawca nie wycenia wyłącznie nazwy zamówienia. Wykonawca wycenia to, co rozumie z dokumentacji. Jeżeli opis przedmiotu zamówienia pozostawia luki, każdy wykonawca uzupełnia je własnymi założeniami. Jeden zakłada zakres minimalny. Drugi przyjmuje wyższy standard realizacji. Trzeci dolicza większy bufor bezpieczeństwa, bo dokumentacja nie rozstrzyga, jakie obowiązki i ryzyka bierze na siebie.

To oznacza, że nieporównywalność ofert zwykle nie zaczyna się przy tabeli z cenami. Zaczyna się tam, gdzie dokumentacja pozwala każdemu wykonawcy zbudować własną interpretację zamówienia. Im większa dowolność interpretacji, tym mniejsza porównywalność ofert w przetargu.

Dobrze przygotowany opis przedmiotu zamówienia nie służy wyłącznie opisaniu potrzeb Zamawiającego. Jego celem jest również uporządkowanie wspólnej bazy kalkulacyjnej dla wszystkich wykonawców. Dopiero wtedy cena ofertowa zaczyna oznaczać to samo.

Jak opisać przedmiot zamówienia, żeby wykonawcy liczyli ten sam zakres

Jeżeli Zamawiający chce wiedzieć, jak opisać przedmiot zamówienia, powinien odpowiedzieć nie tylko na pytanie, czego potrzebuje, ale również na pytanie, co dokładnie ma wycenić wykonawca. Opis przedmiotu zamówienia powinien więc porządkować zarówno cel zamówienia, jak i zakres świadczenia podlegający wycenie. Pierwszy opisuje cel. Drugi opisuje przedmiot wyceny. Brak rozróżnienia między nimi często prowadzi do rozbieżności między ofertami.

Jeżeli Zamawiający zastanawia się, jak przygotować opis przedmiotu zamówienia, powinien wyjść nie tylko od celu zakupu, ale również od tego, jakie elementy wykonawca musi wycenić w sposób jednoznaczny. Właśnie na tym etapie rozstrzyga się, czy oferty będą rzeczywiście porównywalne.

Zakres rzeczowy

Opis przedmiotu zamówienia powinien jednoznacznie wskazywać, co jest objęte zamówieniem. Trzeba opisać nie tylko główne świadczenie, ale także wszystkie elementy towarzyszące, które mają znaczenie dla ceny i sposobu realizacji. W zależności od charakteru zamówienia mogą to być na przykład dostawy, konfiguracja, wdrożenie, testy, dokumentacja, integracje, szkolenia, uruchomienie lub wsparcie powdrożeniowe.

Jeżeli zakres rzeczowy jest opisany zbyt szeroko albo zbyt ogólnie, wykonawcy zaczynają kalkulować różne warianty wykonania. Wtedy cena nie pokazuje rynku. Pokazuje jakość dokumentacji.

Zakres ilościowy

Jeżeli zamówienie obejmuje określone wolumeny, liczby, powierzchnie, jednostki, użytkowników, licencje, urządzenia, lokalizacje lub inne dane ilościowe, muszą one zostać opisane w sposób możliwie precyzyjny. W przeciwnym razie wykonawcy przyjmą własne założenia ilościowe, a to automatycznie rozbije porównywalność ofert.

Opis przedmiotu zamówienia powinien więc odpowiadać nie tylko na pytanie, co ma być wykonane, ale również w jakiej skali.

Zakres funkcjonalny lub techniczny

W zamówieniach dotyczących IT, cyberbezpieczeństwa, marketingu, infrastruktury albo usług specjalistycznych sama nazwa świadczenia nie wystarcza. Jeżeli Zamawiający oczekuje określonego efektu funkcjonalnego, standardu technicznego albo poziomu jakości, powinno to wynikać wprost z dokumentacji.

W przeciwnym razie wykonawcy mogą zaoferować rozwiązania o różnym stopniu kompletności. Wtedy formalnie odpowiadają na to samo postępowanie, ale faktycznie oferują różne produkty, usługi albo modele realizacji.

Wymagania minimalne i elementy dodatkowe

Opis przedmiotu zamówienia powinien wyraźnie oddzielać wymagania obowiązkowe od oczekiwań dodatkowych. Jeżeli dokumentacja nie pokazuje, co jest minimum, a co rozszerzeniem, część wykonawców wyceni zakres podstawowy, a część zakres szerszy. To jeden z najprostszych sposobów na otrzymanie ofert, których nie da się uczciwie porównać.

Elementy, które mają być ujęte w cenie

Jeżeli Zamawiający chce otrzymać porównywalne oferty, musi jasno wskazać, co wykonawca ma uwzględnić w cenie. Chodzi nie tylko o główne świadczenie, ale również o wszystkie prace, koszty i obowiązki towarzyszące. Brak takiego doprecyzowania powoduje, że jeden wykonawca wycenia wyłącznie zakres podstawowy, a drugi uwzględnia również czynności dodatkowe, ryzyka organizacyjne albo obowiązki dokumentacyjne.

To właśnie dlatego opis przedmiotu zamówienia powinien mówić nie tylko, co ma zostać wykonane, ale także co ma zostać wycenione. Tak przygotowany opis przedmiotu zamówienia w przetargu daje wykonawcom wspólną bazę do kalkulacji ceny.

Dlaczego oferty wykonawców nie są porównywalne mimo tego samego postępowania

W praktyce nieporównywalność ofert najczęściej nie wynika z jednego błędu. Powstaje wtedy, gdy w dokumentacji pozostaje kilka obszarów niejednoznaczności, a każdy z nich zmienia sposób kalkulacji ceny.

Najczęstsze przyczyny są powtarzalne.

Niedookreślony zakres prac lub dostaw

Jeżeli nie wiadomo, gdzie kończy się zakres podstawowy, a gdzie zaczynają się elementy towarzyszące, wykonawcy wyceniają zamówienie na różnych poziomach kompletności.

Brak jednoznacznych parametrów jakościowych lub funkcjonalnych

Jeżeli dokumentacja nie pokazuje, jaki standard ma zostać osiągnięty, wykonawcy oferują różne rozwiązania, choć formalnie odnoszą się do tej samej potrzeby.

Brak rozróżnienia między minimum a rozszerzeniem

Jeżeli nie wiadomo, które wymagania są obowiązkowe, a które jedynie pożądane, wykonawcy przyjmują różne poziomy odpowiedzialności i różne modele kalkulacji.

Niejasne warunki realizacji

Jeżeli dokumentacja nie opisuje realnych warunków wykonania zamówienia, wykonawcy sami szacują poziom trudności, zasoby i ryzyka organizacyjne.

Nieprecyzyjny sposób odbioru

Jeżeli nie wiadomo, po czym Zamawiający oceni prawidłowe wykonanie zamówienia, wykonawcy różnie kalkulują ryzyko związane z odbiorem, poprawkami i zakresem odpowiedzialności.

Niespójność między OPZ a SWZ

Jeżeli opis przedmiotu zamówienia i pozostałe dokumenty postępowania nie tworzą spójnego obrazu, wykonawcy zaczynają interpretować zamówienie na różne sposoby.

W praktyce może to wyglądać bardzo prosto. Jeden wykonawca wycenia samo wykonanie świadczenia. Drugi dolicza testy i dokumentację. Trzeci uwzględnia również szkolenie oraz wsparcie po wdrożeniu, bo dokumentacja nie rozstrzyga, czy te elementy są obowiązkowe. Formalnie wszyscy odpowiadają na to samo postępowanie. W praktyce kalkulują trzy różne zakresy.

Nieporównywalne oferty są zwykle skutkiem nieporównywalnych założeń.

Znaczenie relacji między dokumentami szerzej opisaliśmy także w artykule o OPZ i SWZ.

Jak opisać warunki realizacji w OPZ, żeby wykonawcy nie kalkulowali ceny na podstawie domysłów

Opis przedmiotu zamówienia nie powinien ograniczać się do samego rezultatu. Musi również pokazywać, w jakich warunkach zamówienie będzie realizowane. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy sposób wykonania wpływa na organizację pracy, harmonogram, wykorzystanie zasobów albo poziom ryzyka po stronie wykonawcy.

W dokumentacji warto więc jasno wskazać:

• czy realizacja będzie podzielona na etapy,
• czy wykonawca otrzyma dostęp do danych, systemów, pomieszczeń lub infrastruktury,
• jakie obowiązki organizacyjne pozostają po stronie Zamawiającego,
• czy wykonanie zależy od współpracy z innymi podmiotami,
• czy istnieją ograniczenia czasowe, proceduralne albo techniczne,
• czy zamówienie wymaga koordynacji z innymi działaniami lub systemami.

Jeżeli warunki realizacji nie są opisane, wykonawca nie wycenia już wyłącznie zamówienia, lecz także własne przypuszczenia dotyczące organizacji, dostępności zasobów i poziomu ryzyka. Jeżeli dokumentacja nie rozstrzyga kluczowych kwestii, rynek zrobi to sam.

To właśnie dlatego opis przedmiotu zamówienia powinien obejmować nie tylko rezultat, ale również realne warunki wykonania zamówienia.

Dlaczego sposób odbioru i rozliczenia wpływa na porównywalność ofert

To jeden z najbardziej niedocenianych elementów dokumentacji. Tymczasem sposób odbioru i rozliczenia wpływa na ofertę jeszcze przed jej złożeniem. Wykonawca kalkuluje bowiem nie tylko to, co ma wykonać, ale również to, jak będzie oceniane prawidłowe wykonanie i kiedy nastąpi płatność.

Jeżeli dokumentacja nie wskazuje mierzalnych kryteriów odbioru, wykonawca nie wie, jaki poziom kompletności, dokumentacji, testów albo poprawek będzie konieczny. Jeżeli nie wiadomo, na jakiej podstawie nastąpi rozliczenie, wykonawca musi sam oszacować ryzyko finansowe i organizacyjne. W obu przypadkach cena oferty przestaje być prostą wyceną świadczenia. Staje się wyceną świadczenia powiększoną o koszt niepewności.

Dlatego opis przedmiotu zamówienia powinien być powiązany z tym, jak Zamawiający będzie odbierał rezultat i jak będzie go rozliczał. Porównywalność ofert kończy się tam, gdzie kończy się mierzalność wymagań.

Czy niespójność OPZ i SWZ może sprawić, że oferty nie będą porównywalne?

Tak. Nawet dobrze napisany opis przedmiotu zamówienia nie rozwiąże problemu, jeżeli pozostałe elementy dokumentacji postępowania tworzą inny obraz zamówienia. Wykonawca czyta dokumentację jako całość. Jeżeli OPZ wskazuje jeden model realizacji, a SWZ lub projekt umowy wprowadzają inne założenia dotyczące zakresu, terminów, odpowiedzialności albo rozliczenia, porównywalność ofert zaczyna się rozpadać.

Z perspektywy wykonawcy nie ma znaczenia, w którym miejscu dokumentacji pojawia się niejasność. Znaczenie ma to, że wpływa ona na sposób kalkulacji ceny i ryzyka. Dlatego opis przedmiotu zamówienia powinien być spójny z warunkami udziału, kryteriami oceny, projektem umowy oraz zapisami dotyczącymi odbioru i rozliczenia.

Jeżeli OPZ i SWZ nie tworzą jednego modelu realizacji zamówienia, wykonawcy zaczynają odpowiadać na różne wersje tego samego postępowania.

Jeżeli Zamawiający chce otrzymać porównywalne oferty, nie wystarczy przygotować poprawnego OPZ. Trzeba przygotować spójną dokumentację postępowania.

Checklista przed publikacją postępowania – czy opis przedmiotu zamówienia pozwoli porównać oferty

Przed publikacją postępowania warto sprawdzić, czy opis przedmiotu zamówienia i pozostała dokumentacja odpowiadają na poniższe pytania:

1. Czy zakres zamówienia został opisany jednoznacznie i bez luk interpretacyjnych?
2. Czy wiadomo, które elementy wykonawca ma obowiązkowo ująć w cenie?
3. Czy wymagania minimalne są oddzielone od oczekiwań dodatkowych?
4. Czy zakres ilościowy, funkcjonalny i techniczny został wskazany w sposób możliwy do wyceny?
5. Czy warunki realizacji nie wymagają od wykonawcy samodzielnego budowania kluczowych założeń?
6. Czy sposób odbioru został opisany językiem mierzalnym i możliwym do zweryfikowania?
7. Czy zasady rozliczenia nie pozostawiają niejasności wpływających na model kalkulacji ceny?
8. Czy OPZ, SWZ i projekt umowy są ze sobą spójne?
9. Czy wykonawca wie, za jaki dokładnie rezultat i w jakim standardzie odpowiada?
10. Czy dokumentacja pozwala porównać oferty na tych samych podstawach, a nie na podstawie różnych interpretacji?

Jeżeli odpowiedź na któreś z tych pytań jest niejednoznaczna, ryzyko nieporównywalnych ofert jest realne, a nie teoretyczne.

Kiedy warto zlecić przygotowanie OPZ i SWZ zewnętrznie

Nie każde postępowanie wymaga wsparcia zewnętrznego. Są jednak sytuacje, w których samodzielne przygotowanie dokumentacji zwiększa ryzyko otrzymania ofert nieporównywalnych, trudnych do oceny albo problematycznych na etapie realizacji.

Dotyczy to przede wszystkim zamówień złożonych, specjalistycznych i wielowarstwowych. Zwłaszcza takich, w których trzeba połączyć wymagania prawne, techniczne, operacyjne i organizacyjne w jedną spójną dokumentację. Tak dzieje się często w obszarze IT, cyberbezpieczeństwa, marketingu oraz wszędzie tam, gdzie zamówienie nie sprowadza się do prostego zakupu standardowego produktu.

Wsparcie zewnętrzne warto rozważyć również wtedy, gdy wcześniejsze postępowania przynosiły duży rozrzut ofert, trudności z ich porównaniem, pytania wykonawców odsłaniające luki w dokumentacji albo problemy z odbiorem i rozliczeniem zamówienia. W takich przypadkach problem bardzo często nie tkwi wyłącznie w rynku. Tkwi w tym, że opis przedmiotu zamówienia i pozostałe dokumenty nie porządkowały wystarczająco jasno zakresu, standardu i odpowiedzialności.

Jeżeli dokumentacja ma pozwolić nie tylko opublikować postępowanie, ale również porównać oferty, wybrać wykonawcę i rozliczyć zamówienie, musi być przygotowana z myślą o całym cyklu postępowania, a nie wyłącznie o etapie publikacji.

Im bardziej złożone zamówienie i im większe znaczenie ma późniejszy odbiór oraz rozliczenie, tym większe znaczenie ma nie tylko formalna poprawność OPZ, ale jego praktyczna wykonalność i spójność z całą dokumentacją.

To zagadnienie łączy się również z tym, jak napisać OPZ, aby dokumentacja była wykonalna i możliwa do rozliczenia.

Ekspert OPZ przygotowuje dokumentację OPZ i SWZ po stronie Zamawiającego tak, aby postępowanie było spójne, wykonalne i możliwe do rozliczenia. Celem nie jest wyłącznie formalna poprawność dokumentów na dzień publikacji. Celem jest dokumentacja, która pozwala otrzymać porównywalne oferty, rzetelnie je ocenić, a następnie skutecznie odebrać i rozliczyć zamówienie.

FAQ

Co musi zawierać opis przedmiotu zamówienia, aby oferty były porównywalne?

Opis przedmiotu zamówienia powinien jasno określać zakres zamówienia, wymagania minimalne, elementy ujęte w cenie, warunki realizacji, sposób odbioru oraz zasady rozliczenia. Jeżeli dokumentacja nie odpowiada na te kwestie jednoznacznie, wykonawcy kalkulują różne warianty świadczenia i oferty przestają być porównywalne.

Dlaczego oferty wykonawców bywają nieporównywalne mimo tego samego postępowania?

Najczęściej dlatego, że dokumentacja pozwala na różne interpretacje zakresu, standardu lub odpowiedzialności. Wykonawcy odpowiadają na to samo postępowanie formalnie, ale wyceniają różne wersje zamówienia.

Czy sam formularz cenowy wystarczy, żeby porównać oferty?

Nie. Sam formularz cenowy nie wystarczy, jeśli wykonawcy różnie rozumieją zakres zamówienia. Jeżeli opis przedmiotu zamówienia i SWZ pozostawiają luki interpretacyjne, same wartości liczbowe nie pokazują jeszcze, czy wykonawcy wycenili ten sam zakres.

Jak opis przedmiotu zamówienia wpływa na cenę ofert?

Bezpośrednio. Opis przedmiotu zamówienia wpływa na cenę, ponieważ określa zakres świadczenia, standard wykonania i poziom ryzyka po stronie wykonawcy. Im bardziej niejednoznaczna dokumentacja, tym większa szansa, że cena oferty będzie zawierała różne założenia, a nie ten sam model realizacji.

Czy niespójność OPZ i SWZ może utrudnić ocenę ofert?

Tak. Niespójność OPZ i SWZ może utrudnić porównanie ofert, ponieważ wykonawcy mogą różnie rozumieć zakres i warunki realizacji zamówienia. To z kolei może prowadzić do problemów zarówno na etapie oceny ofert, jak i później przy realizacji oraz rozliczeniu umowy.

Jak opisać wymagania, żeby dało się później odebrać i rozliczyć zamówienie?

Wymagania powinny być jednoznaczne, mierzalne i możliwe do weryfikacji. Dokumentacja powinna jasno wskazywać, po czym Zamawiający oceni prawidłowe wykonanie zamówienia oraz jakie elementy będą podstawą odbioru i rozliczenia.

Kiedy warto zlecić przygotowanie OPZ i SWZ zewnętrznie?

Wtedy, gdy dokumentacja ma być nie tylko formalnie poprawna, ale również spójna, wykonalna i użyteczna przy ocenie ofert oraz rozliczeniu zamówienia. Dotyczy to zwłaszcza zamówień złożonych, specjalistycznych albo obarczonych dużym ryzykiem interpretacyjnym.

Sprawdź, czy Twoje OPZ i SWZ pozwolą porównać oferty

Artykuł Jak opisać przedmiot zamówienia, żeby wykonawcy złożyli porównywalne oferty pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.

Wprowadzenie

W 2025 roku rozpoczęto wdrażanie nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych (z 21 maja i 25 lipca 2025 r.), z których część przepisów wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2026 r. W związku z tym Zamawiający muszą przygotowywać SWZ w sposób bardziej przejrzysty i logiczny. Dlatego też, ustawa ta wprowadza zmiany, które wpływają na sposób przygotowania Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Dokument, który przez lata był formalnością, staje się dziś narzędziem zarządzania ryzykiem i przejrzystością postępowania.

Z praktyki Ekspert OPZ wynika, że dobrze przygotowana SWZ to nawet 80% sukcesu postępowania. Pozwala uniknąć odwołań, nieporozumień z wykonawcami i niepotrzebnych korekt.

Czym jest SWZ i dlaczego ma tak duże znaczenie

SWZ to dokument, który opisuje, czego Zamawiający potrzebuje, w jakich warunkach i jak zamierza wybrać wykonawcę. Co więcej, od jakości SWZ zależy cały przebieg postępowania – to ona nadaje mu logikę i tempo.

Oznacza to, że nowe przepisy wymagają, by SWZ była dokumentem przejrzystym, kompletnym i logicznym. Wskazuje na rosnące znaczenie przejrzystości dokumentacji – Zamawiający powinien przygotować uzasadnienie wyboru trybu i opisać ryzyka realizacyjne, jednak obowiązek publikacji „matrycy ryzyk” będzie obowiązywać dopiero po wejściu w życie nowelizacji (1 stycznia 2026 r.).

Ekspert OPZ doradza: traktuj SWZ jak plan projektu – im lepiej zaprojektowany, tym mniej problemów w trakcie realizacji.

Nowelizacja Prawa zamówień publicznych 2025

Nowelizacja Prawa zamówień publicznych 2025 wdraża część założeń dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE dotyczącej przejrzystości i digitalizacji procedur przetargowych. Zmiany mają na celu zwiększenie jawności, ujednolicenie standardów dokumentacji i wzmocnienie obowiązku analizy ryzyk na etapie planowania postępowania. W polskiej ustawie pojawiły się m.in. doprecyzowania w art. 133–137 PZP (opis przedmiotu, kryteria oceny ofert, warunki udziału w postępowaniu) oraz planowany wymóg opracowania matrycy ryzyk i uzasadnienia wyboru trybu. UZP zapowiedział również wdrożenie standardu e-SWZ, czyli cyfrowego formatu dokumentacji, który ma zostać wprowadzony po 2026 roku, na tym etapie jest to projekt pilotażowy, a nie obowiązek ustawowy, który ma ułatwić Zamawiającym prowadzenie i archiwizację postępowań w formie cyfrowej.

Wniosek: zmiany legislacyjne łączą prawo unijne z praktyką krajową – SWZ ma być dokumentem nie tylko zgodnym z ustawą, lecz także transparentnym, cyfrowym i łatwym do audytu.

Jak przygotować SWZ krok po kroku

Opisz potrzeby i przedmiot zamówienia
Pierwszy krok to zrozumienie, czego naprawdę potrzebuje jednostka. Analiza potrzeb i konsultacje wewnętrzne pozwalają uniknąć ogólnych zapisów, które później rodzą problemy interpretacyjne.
Przykład: zamiast „system informatyczny”, opisz „modułowy system ewidencji z możliwością integracji z ePUAP”. Im precyzyjniej, tym mniej odwołań i pytań od wykonawców.

Zbuduj matrycę ryzyk
Planowana nowelizacja PZP 2025 wprowadzi obowiązek określania ryzyk związanych z realizacją zamówienia, przepis wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r. Do tego czasu Zamawiający mogą stosować matrycę ryzyk jako dobrą praktykę rekomendowaną przez UZP. W praktyce oznacza to prostą tabelę, w której Zamawiający wskazuje, co może pójść nie tak i jak temu przeciwdziałać.
Przykład: „ryzyko opóźnienia dostaw – wymóg kary umownej 0,5% dziennie”. To proste narzędzie, które chroni przed błędami i sporami.

Określ kryteria oceny ofert
W 2025 roku większy nacisk położono na kryteria pozacenowe – jakość, doświadczenie, innowacyjność czy wpływ środowiskowy. Dlatego też, warto opisać, jak będą oceniane i dlaczego.
Przykład: „Za wdrożenie podobnych projektów w jednostkach samorządowych – 20 punktów”. Jasne kryteria to mniej wątpliwości i większe zaufanie wykonawców.

Uzupełnij klauzule RODO, cyberbezpieczeństwa i ESG
W zamówieniach finansowanych ze środków UE i KPO stosowanie klauzul RODO oraz cyberbezpieczeństwa wynika z wytycznych instytucji finansujących i rozporządzeń KRI – nie jest to jednak obowiązek ustawowy dla każdego postępowania w rozumieniu PZP. Warto jednak stosować je również w mniejszych postępowaniach.
Zapisz jasno, jak dane będą chronione, kto ma dostęp do systemów, jakie są procedury reagowania na incydenty.
Dobrze przygotowane klauzule zwiększają bezpieczeństwo Zamawiającego i wykonawcy.

Dokumentuj wszystkie zmiany i uzasadnienia
Każda modyfikacja SWZ, nawet kosmetyczna, musi być zapisana i opublikowana. Nowe przepisy wymagają przejrzystości, dlatego warto prowadzić rejestr zmian.
Przykład: aktualizacja terminu realizacji z powodu opóźnienia KPO.
Uzasadnienie zmian chroni Zamawiającego przed zarzutem naruszenia zasad równego traktowania wykonawców.

Ekspert OPZ doradza: potraktuj przygotowanie SWZ jak projekt wewnętrzny. Im lepiej zaplanujesz etapy, tym sprawniej przeprowadzisz postępowanie i ograniczysz ryzyko błędów proceduralnych.

Najczęstsze błędy w SWZ i jak ich uniknąć

Z doświadczenia Ekspert OPZ wynika, że błędy w SWZ wynikają częściej z pośpiechu niż z braku wiedzy.
Do najczęstszych należą:

• zbyt ogólne opisy,
• kryteria oceny bez uzasadnienia,
• nieaktualne klauzule RODO,
• niespójność między OPZ i SWZ,
• brak dokumentacji zmian w toku postępowania.

W zwiazku z tym, aby ich uniknąć:

• stosuj aktualne wzory UZP,
• powołuj się na orzecznictwo KIO,
• zaplanuj audyt SWZ jeszcze przed publikacją ogłoszenia.

Ekspert OPZ doradza: potraktuj audyt SWZ jako standard – pozwoli uniknąć odwołań i błędów proceduralnych.

Co zmienia nowelizacja PZP 2025

Nowe przepisy wdrażają europejskie wytyczne dotyczące przejrzystości i cyfryzacji postępowań, co prowadzi do zmian dla Zamawiających:

• zapowiedź wprowadzenia matrycy ryzyk oraz doprecyzowanie sposobu opisu kryteriów oceny (ofert), które staną się obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r.,
• rozszerzenie jawności dokumentów postępowania,
• dopuszczenie cyfrowych załączników (eSWZ),
• większe znaczenie audytów prewencyjnych.

W związku z tym SWZ powinna być spójna z dokumentacją projektową i zrozumiała dla wykonawców. Dlatego też przejrzystość staje się teraz głównym miernikiem jakości dokumentacji.

Audyt SWZ – jak sprawdzić poprawność dokumentu

Audyt SWZ nie jest obowiązkowy na gruncie ustawy PZP, ale jest coraz częściej zalecany przez UZP oraz instytucje zarządzające funduszami UE jako dobra praktyka prewencyjna. Jest ważny, ponieważ pozwala wykryć błędy, zanim zrobi to wykonawca lub KIO.
Z tego powodu powinien obejmować:

• zgodność z przepisami i wytycznymi UZP,
• kompletność zapisów,
• spójność z OPZ i umową,
• ocenę ryzyk proceduralnych i finansowych.

Ekspert OPZ doradza: wykonaj audyt przed publikacją – w większości przypadków pozwala on uniknąć problemów na etapie oceny ofert.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Kto odpowiada za przygotowanie SWZ?
   Za opracowanie SWZ odpowiada Zamawiający. Dlatego w praktyce dokument przygotowuje zespół zamówień publicznych przy wsparciu kierowników referatów merytorycznych. Coraz częściej JST korzystają też z doradców zewnętrznych, którzy weryfikują dokument pod kątem zgodności z PZP i orzecznictwem KIO.
2. Ile czasu zajmuje przygotowanie SWZ?
   Średni czas to 3-6 tygodni. To zależy od złożoności przedmiotu zamówienia i liczby interesariuszy. Warto zarezerwować przynajmniej tydzień na audyt wewnętrzny lub zewnętrzny. Zbyt szybkie przygotowanie dokumentacji zwiększa ryzyko błędów i konieczności późniejszych zmian.
3. Czy SWZ musi zawierać analizę ryzyk?
   Analiza ryzyk zostanie wprowadzona jako element obowiązkowy po wejściu w życie nowelizacji PZP (1 stycznia 2026 r.). Obecnie stanowi dobrą praktykę zalecaną przez UZP i Komisję Europejską dla postępowań finansowanych z funduszy UE. Ponadto, powinna wskazywać możliwe problemy w realizacji zamówienia oraz środki ich ograniczania. Nawet prosta matryca ryzyk pomaga uniknąć nieporozumień między stronami i ułatwia kontrolę projektu.
4. Co zrobić, gdy trzeba zmienić SWZ po publikacji?
   Zmiany w SWZ są dopuszczalne, ale muszą być uzasadnione i jawne. Dlatego też, każdą aktualizację należy opublikować w BZP lub TED z wyjaśnieniem przyczyn. Przykład: korekta błędu w terminie realizacji lub modyfikacja kryteriów oceny ofert po konsultacji z UZP. Brak dokumentacji zmian może stanowić naruszenie zasad przejrzystości.
5. Czy audyt SWZ jest obowiązkowy?
   Nie jest formalnie wymagany przez PZP, ale zalecany przez UZP i Komisję Europejską, szczególnie w projektach UE i KPO. Audyt warto traktować jako narzędzie wewnętrznej kontroli zgodności z art. 17 i 83 PZP (zasada równego traktowania i analiza potrzeb). Audyt pozwala wychwycić błędy, nieścisłości i ryzyka przed ogłoszeniem przetargu. W praktyce oszczędza czas i minimalizuje ryzyko odwołań wykonawców.
6. Jak połączyć SWZ z OPZ, aby uniknąć sprzeczności?
   SWZ i OPZ muszą być spójne – pierwszy określa warunki i kryteria postępowania, drugi opisuje techniczne wymagania. Niespójność między nimi to jedna z głównych przyczyn odwołań. W zwiazku z tym warto, by te dokumenty były przygotowywane równolegle i wzajemnie weryfikowane przez ten sam zespół.

Zakończenie

Podsumowując, nowelizacja PZP 2025 kładzie nacisk na większą przejrzystość i logikę dokumentacji przetargowej, a pełne wejście w życie jej kluczowych przepisów nastąpi z dniem 1 stycznia 2026 r. Oznacza to, że SWZ ma być narzędziem zarządzania, a nie tylko formalnością.

Ekspert OPZ wspiera JST, spółki komunalne i instytucje publiczne w przygotowaniu i audycie dokumentacji przetargowej.

Zleć analizę SWZ lub umów bezpłatną konsultację – sprawdź, czy Twoje dokumenty są zgodne z aktualnymi przepisami.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Jak przygotować SWZ zgodnie z nowymi przepisami PZP 2025. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.

Rok 2025 jest jednym z najważniejszych okresów zmian w historii polskiego systemu zamówień publicznych.

Nowelizacje ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP), uchwalone w lipcu i sierpniu 2025 roku, wprowadzają nowe zasady udziału wykonawców z państw trzecich, podnoszą próg stosowania PZP i zapowiadają uruchomienie systemu certyfikacji wykonawców.

Dla Zamawiających to moment, w którym należy zrewidować obowiązujące wzory OPZ i SWZ, zaktualizować regulaminy oraz dostosować procedury do nadchodzących regulacji.

Podwyższenie progu stosowania PZP

Nowelizacja z 25 lipca 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1428) podnosi próg stosowania ustawy z 130 000 zł do 170 000 zł. Zmiana wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku.

Co to oznacza dla Zamawiających:

• zamówienia poniżej 170 000 zł będzie można realizować w trybie uproszczonym, z mniejszą liczbą formalności,
• dla większych zamówień wymagana będzie pełna dokumentacja zgodna z PZP,
• konieczna będzie aktualizacja regulaminów wewnętrznych oraz wzorów zapytań ofertowych i formularzy ofert.

Z punktu widzenia praktyki, nowy próg nie oznacza uproszczenia obowiązków w zakresie rzetelności postępowania. W dalszym ciągu dokumentacja musi zapewniać zgodność z zasadami uczciwej konkurencji określonymi w art. 16 PZP.

Nowe art. 16a i 16b PZP. Udział wykonawców z państw trzecich

Nowelizacja z 9 lipca 2025 roku wprowadziła do PZP nowe przepisy dotyczące wykonawców z państw spoza Unii Europejskiej, które nie są stronami umów o wolnym handlu.

Najważniejsze zmiany:

• Zamawiający może w SWZ określić, czy dopuszcza wykonawców z państw trzecich (art. 16a ust. 1).
• Wykonawcy z tych państw mogą być pozbawieni środków ochrony prawnej w Polsce (art. 16b ust. 2).
• Każda decyzja w tym zakresie musi być uzasadniona w protokole postępowania, z uwzględnieniem zasad proporcjonalności i równego traktowania.

W praktyce to większa elastyczność dla Zamawiającego, ale też większa odpowiedzialność za konstrukcję warunków udziału i uzasadnienie decyzji.

System certyfikacji wykonawców

Ustawa z 5 sierpnia 2025 roku zapowiada utworzenie krajowego systemu certyfikacji wykonawców. Certyfikat będzie potwierdzeniem spełnienia określonych standardów technicznych, finansowych i organizacyjnych.
Przewiduje się, że rozwiązanie zacznie obowiązywać w drugiej połowie 2026 roku po wdrożeniu rozporządzeń wykonawczych Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

Korzyści dla Zamawiających:

• łatwiejsza weryfikacja kwalifikacji wykonawców,
• mniej dokumentów wymaganych na etapie składania ofert,
• większe bezpieczeństwo transakcyjne, ponieważ certyfikat będzie miał charakter urzędowego potwierdzenia wiarygodności.

Zamawiający powinni już teraz uwzględniać w OPZ i SWZ możliwość korzystania z certyfikatów jako alternatywy dla części zaświadczeń i referencji.

Wpływ zmian na dokumentację OPZ i SWZ

Zmiany w ustawie wymagają dostosowania dokumentacji nie tylko pod względem formalnym, ale także merytorycznym.
W szczególności należy zwrócić uwagę na:

• aktualność opisów przedmiotu zamówienia w świetle art. 99 PZP,
• proporcjonalność warunków udziału w postępowaniu (art. 112 ust. 1 PZP),
• spójność pomiędzy OPZ, SWZ i projektem umowy,
• sposób publikacji SWZ zgodnie z art. 137 PZP,
• obowiązek udzielania wyjaśnień wykonawcom w trybie art. 284 PZP.

Każda jednostka publiczna powinna przeprowadzić audyt swoich wzorów dokumentacji przed końcem 2025 roku.

Praktyczne kroki dla Zamawiających

• Zaktualizuj wewnętrzne regulaminy i wzory OPZ oraz SWZ.
• Zweryfikuj, czy warunki udziału są proporcjonalne do przedmiotu zamówienia.
• Dodaj do dokumentacji zapisy o dopuszczaniu lub wykluczaniu wykonawców z państw trzecich.
• Ustal wewnętrzną procedurę weryfikacji certyfikatów wykonawców.
• Upewnij się, że SWZ zawiera wszystkie elementy wymagane w art. 134 ust. 2 PZP.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy nowe przepisy PZP wejdą w życie?
Większość zmian zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 roku, natomiast część dotycząca certyfikacji wykonawców wejdzie w życie po ogłoszeniu rozporządzeń wykonawczych w drugiej połowie 2026 roku.

Czy można wykluczyć wykonawców spoza Unii Europejskiej?
Tak, ale tylko w przypadkach określonych w art. 16a PZP, z uzasadnieniem zawartym w protokole postępowania.

Czy nowe przepisy wpływają na sposób publikacji SWZ?
Nie zmienia się zasada wynikająca z art. 137 PZP. SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem o zamówieniu i dostępna przez cały czas trwania postępowania.

Czy dokumentacja przygotowana w 2024 roku pozostaje aktualna?
Nie. Każdy Zamawiający powinien zaktualizować wzory dokumentów przed rozpoczęciem nowych postępowań w 2026 roku.

Źródła prawne i rekomendowane materiały

• Ustawa z 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy Prawo Zamówień Publicznych
• Ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia efektywności systemu zamówień publicznych
• Serwis Urzędu Zamówień Publicznych

Podsumowanie

Nowelizacje PZP 2025 roku są kolejnym krokiem w kierunku profesjonalizacji zamówień publicznych w Polsce.
Zwiększają autonomię Zamawiających, ale równocześnie wymagają lepszego przygotowania dokumentacji i świadomości prawnej.
Dobrze opracowane OPZ i SWZ, oparte na aktualnych przepisach, to nie tylko formalność – to narzędzie zarządzania ryzykiem prawnym i reputacyjnym.

Ekspert OPZ wspiera instytucje publiczne w dostosowaniu procedur i dokumentacji do zmian w ustawie, pomagając przygotować się do realiów PZP 2026.

Ekspert OPZ to zespół doradców po stronie Zamawiającego. Pomagamy przygotować dokumentację, która spełnia wymogi prawa i działa w praktyce.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Nowelizacja PZP 2025. Co zmienia się dla Zamawiających i jak przygotować dokumentację OPZ i SWZ do nowych realiów. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.

OPZ to nie tylko formalny załącznik do dokumentacji przetargowej, lecz strategiczny punkt odniesienia dla wszystkich uczestników procesu: Zamawiającego, wykonawców i organów kontrolnych.
Dobrze napisany OPZ porządkuje oczekiwania, zmniejsza ryzyko sporów i pozwala uzyskać oferty odpowiadające rzeczywistym potrzebom instytucji.
W tym poradniku pokazujemy, jak przygotować OPZ poprawnie i kto powinien odpowiadać za jego opracowanie.

Czym jest OPZ i dlaczego decyduje o sukcesie przetargu

OPZ to opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w art. 99 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dokument definiuje, co ma zostać dostarczone, wykonane lub wdrożone, oraz w jaki sposób Zamawiający będzie oceniał, czy rezultat spełnia jego oczekiwania.

W praktyce OPZ jest sercem postępowania.

To właśnie ten dokument decyduje, czy wykonawcy dobrze zrozumieją potrzeby Zamawiającego i czy złożą porównywalne oferty. Zbyt ogólny opis prowadzi do chaosu interpretacyjnego, zbyt szczegółowy – ogranicza konkurencję i podnosi koszty. Najczęstym błędem jest traktowanie OPZ jako dokumentu technicznego, a nie komunikacyjnego. Jego zadaniem jest opisać cel i efekt zamówienia w sposób mierzalny, nie przesądzając jednocześnie, jakiego narzędzia wykonawca ma użyć.

Jak napisać OPZ krok po kroku

1. Analiza potrzeb Zamawiającego

Zanim powstanie pierwszy akapit dokumentu, należy odpowiedzieć na pytanie: po co realizujemy to zamówienie. Art. 83 PZP wprost zobowiązuje Zamawiających do przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań. Ten etap obejmuje:

• rozpoznanie problemu lub braku,
• zdefiniowanie oczekiwanego rezultatu,
• identyfikację ograniczeń budżetowych i czasowych.

W projektach IT czy infrastrukturalnych warto przeprowadzić warsztaty z użytkownikami końcowymi, często to ich perspektywa ujawnia kluczowe funkcjonalności, które wstępnie pominięto.

2. Opis funkcjonalny i jakościowy

Dobry OPZ koncentruje się na funkcjach i efektach. Zamiast opisywać rozwiązanie, należy opisać potrzebę, np.: „System ma umożliwiać elektroniczne składanie wniosków przez mieszkańców” zamiast „System ma być oparty na platformie XYZ”. Taki zapis otwiera rynek na konkurencję i chroni Zamawiającego przed zarzutem preferencji technologicznej. Każdy opis musi być mierzalny, należy też określić parametry wydajności, termin realizacji, wymagania jakościowe i warunki odbioru.

3. Parametry i warunki realizacji

To część, w której precyzuje się:

• lokalizację i zakres dostaw,
• wymogi techniczne i środowiskowe,
• harmonogram realizacji,
• obowiązki stron w procesie odbioru.

Dla zamówień o dużej wartości warto przewidzieć etapowy system weryfikacji, odbiory częściowe, protokoły testów, dokumentację powykonawczą.

4. Sposób weryfikacji wykonania

Art. 99 ust. 5 PZP wymaga, by opis był jednoznaczny i kompletny, co oznacza również określenie, jak Zamawiający sprawdzi wykonanie.
W praktyce oznacza to przygotowanie zestawu kryteriów odbioru: testów funkcjonalnych, raportów jakościowych lub listy parametrów do potwierdzenia.
Taki załącznik eliminuje spory na etapie realizacji.

Kto przygotowuje OPZ

Formalnie za treść OPZ odpowiada Zamawiający. W praktyce jednak, zgodnie z zasadą należytej staranności, może korzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych – analityków, konsultantów lub wyspecjalizowanych zespołów doradczych. Zamówienia z obszaru IT, infrastruktury czy cyberbezpieczeństwa wymagają interdyscyplinarnej wiedzy. W takich przypadkach współpraca z ekspertami pozwala uniknąć błędów technicznych i zapewnić zgodność z PZP. Ekspert nie decyduje za Zamawiającego, lecz tłumaczy wymagania techniczne na język prawnoprzetargowy.

Najczęstsze błędy przy przygotowaniu OPZ

• Zbyt ogólny opis
  • wykonawcy składają nieporównywalne oferty, a komisja nie ma podstaw do rzetelnej oceny.
• Kopiowanie cudzych dokumentów
  • prowadzi do niespójności i wymaga ciągłych korekt w trakcie postępowania.
• Brak kryteriów jakościowych
  • ograniczenie się do ceny powoduje, że najtańsza oferta często nie jest najlepsza.
• Nieuzasadnione wskazanie producenta
  • bez dopuszczenia równoważności narusza art. 99 ust. 6 PZP.
• Brak spójności między OPZ a SWZ
  • błędy w nazwach, terminach i jednostkach miary są częstym powodem unieważnienia przetargów.

Audyt OPZ, jak sprawdzić, czy dokument jest poprawny

Dobrym nawykiem jest zewnętrzna weryfikacja dokumentacji jeszcze przed publikacją ogłoszenia. Audyt OPZ polega na analizie trzech elementów:

• zgodności z przepisami PZP,
• kompletności i logicznej spójności,
• czytelności z perspektywy wykonawcy.

Prosty test: jeśli wykonawca niebędący autorem koncepcji potrafi na podstawie OPZ zrozumieć, co ma wykonać, jaki ma być efekt to znaczy, że dokument jest dobrze napisany. Jeśli wymaga interpretacji, należy go poprawić.

FAQ: najczęstsze pytania o przygotowanie OPZ

Kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych?

Za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia odpowiada Zamawiający, czyli instytucja publiczna lub spółka komunalna prowadząca postępowanie.
W praktyce tworzenie OPZ wymaga wiedzy z kilku obszarów: prawa zamówień, technologii oraz zarządzania projektami. Dlatego coraz częściej instytucje powierzają opracowanie dokumentacji zespołom doradczym lub ekspertom zewnętrznym, którzy pomagają zdefiniować potrzeby, ustalić parametry techniczne i zachować zgodność z PZP. Taka współpraca pozwala uniknąć błędów i przyspiesza proces przygotowania przetargu, zachowując pełną odpowiedzialność po stronie Zamawiającego.

Czy można zlecić napisanie OPZ firmie zewnętrznej?

Tak.

Prawo Zamówień Publicznych dopuszcza przygotowanie dokumentacji przez podmiot zewnętrzny, o ile nie występuje konflikt interesów i autor OPZ nie bierze udziału w przetargu jako wykonawca. Warto przy tym wybierać zespoły, które łączą kompetencje prawne i techniczne samo doświadczenie w pisaniu przetargów nie wystarczy. Dobrze przygotowany OPZ wymaga zrozumienia procesów wewnętrznych Zamawiającego, jego celów oraz technologii, które mają być przedmiotem zamówienia. Profesjonalny doradca pełni w takim procesie rolę tłumacza: przekłada język potrzeb organizacyjnych na precyzyjny język dokumentacji przetargowej. Co ważne, wykonawca dokumentu nie może później ubiegać się o zamówienie (art. 57 ust. 2 PZP)

Ile trwa przygotowanie OPZ?

Czas opracowania zależy od złożoności projektu, dostępności danych i stopnia gotowości Zamawiającego.
Dla prostych postępowań (np. zakup sprzętu, usług porządkowych czy drobnych dostaw) OPZ można przygotować w ciągu kilku dni roboczych. W przypadku projektów informatycznych, infrastrukturalnych lub wieloelementowych, proces może trwać od 3 do 6 tygodni. Etap analizy potrzeb często zajmuje więcej czasu niż samo pisanie dokumentu, zwłaszcza gdy wymaga warsztatów z użytkownikami końcowymi lub przeglądu istniejących systemów. Warto przyjąć zasadę: lepiej poświęcić więcej czasu na przygotowanie OPZ niż później na poprawianie błędów w przetargu.

Od czego zacząć pisanie OPZ?

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb i celów zamówienia.
Trzeba zrozumieć, co ma zostać osiągnięte, nie tylko jaki produkt lub usługa mają być kupione, ale jaki efekt mają przynieść organizacji. Dobrze jest zacząć od rozmów z użytkownikami, przeglądu dotychczasowych rozwiązań i zidentyfikowania problemów, które mają być rozwiązane. Dopiero wtedy można przejść do definiowania wymagań funkcjonalnych, jakościowych i technicznych. Takie podejście minimalizuje ryzyko stworzenia dokumentu, który jest formalnie poprawny, ale praktycznie nieadekwatny.

Czy można skopiować OPZ z innego postępowania?

Nie powinno się tego robić.
Każde postępowanie ma inną specyfikę, budżet, uwarunkowania prawne i cele. Kopiowanie OPZ z innego projektu, nawet z własnej instytucji, prowadzi do błędów, niespójności i niezgodności z aktualną wersją PZP. Ponadto wiele OPZ zawiera specyficzne parametry lub terminy odnoszące się do wcześniejszych zamówień, które w nowym kontekście mogą być nieaktualne. Warto potraktować gotowy dokument jako inspirację, ale zawsze tworzyć nowy, dostosowany do bieżącego postępowania.

Czy OPZ może wskazywać konkretne marki lub rozwiązania techniczne?

Co do zasady nie.
Zgodnie z art. 99 ust. 6 PZP Zamawiający nie może wskazywać nazw własnych produktów, technologii czy producentów, jeśli prowadziłoby to do ograniczenia konkurencji. Wyjątek jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy nie da się w inny sposób opisać przedmiotu zamówienia ale wówczas należy obowiązkowo dodać sformułowanie „lub równoważny”. Dobrym rozwiązaniem jest definiowanie wymagań przez odniesienie do standardów branżowych (np. ISO, PN, EN) zamiast konkretnych marek. Takie podejście zapewnia elastyczność i otwartość postępowania.

Czy można zmienić OPZ po ogłoszeniu przetargu?

Tak, ale wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i z zachowaniem procedur określonych w PZP.
Każda modyfikacja wymaga publikacji informacji o zmianie w Biuletynie Zamówień Publicznych (a dla progów unijnych – również w Dzienniku Urzędowym UE).
Jeśli zmiana może wpływać na treść ofert, należy też przedłużyć termin ich składania. W praktyce oznacza to, że każda korekta po publikacji generuje dodatkowy czas i koszty, dlatego warto zweryfikować dokument dokładnie przed ogłoszeniem postępowania.

Jak sprawdzić, czy OPZ jest dobrze napisany?

Najprostszy test to poprosić osobę spoza projektu, by przeczytała dokument i odpowiedziała na pytanie: „Czy wiesz, co dokładnie ma zostać wykonane i jak zostanie ocenione wykonanie?”. Jeśli odpowiedź nie jest jednoznaczna, OPZ wymaga doprecyzowania. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu OPZ, formalnej oceny dokumentu pod kątem zgodności z PZP, kompletności, logiki i czytelności. Audyt pozwala uniknąć błędów, które mogłyby skutkować unieważnieniem postępowania lub odwołaniami do KIO.

Czym różni się OPZ od SWZ?

OPZ opisuje co ma zostać wykonane – czyli przedmiot zamówienia, jego parametry, funkcjonalności i wymagania jakościowe.
SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia) opisuje jak przebiega proces postępowania – kryteria oceny ofert, warunki udziału, zasady komunikacji i wymagania formalne wobec wykonawców. Oba dokumenty tworzą spójny komplet, ale mają różne funkcje: OPZ koncentruje się na treści zamówienia, a SWZ – na procedurze jego przeprowadzenia.

Czy OPZ musi być zgodny z PZP?

Tak, to obowiązek ustawowy.
Najważniejszy przepis to art. 99 PZP, który wymaga, by opis był jednoznaczny, wyczerpujący i nie ograniczał konkurencji. W praktyce oznacza to, że dokument nie może być ani zbyt ogólny (bo utrudni ocenę ofert), ani zbyt szczegółowy (bo może ograniczyć liczbę wykonawców). Zgodność z PZP oznacza również unikanie wskazań marek, zachowanie neutralnego języka i precyzyjne określenie wymagań funkcjonalnych.

Kto zatwierdza OPZ w instytucji publicznej?

Zazwyczaj zatwierdza go kierownik jednostki lub osoba upoważniona do prowadzenia postępowania, np. pełnomocnik ds. zamówień publicznych.
W większych organizacjach proces obejmuje także opiniowanie przez dział prawny lub komórkę merytoryczną. Zatwierdzenie OPZ oznacza formalne zakończenie etapu przygotowawczego i przejście do ogłoszenia przetargu.

Czy warto przeprowadzić audyt OPZ przed ogłoszeniem przetargu?

Zdecydowanie tak.
Audyt to jedno z najskuteczniejszych narzędzi prewencji błędów. Polega na niezależnej ocenie dokumentu przez ekspertów, którzy sprawdzają spójność treści, zgodność z PZP i adekwatność do potrzeb Zamawiającego. Wynik audytu wskazuje, czy dokument jest gotowy do publikacji, czy wymaga korekt. Wielu Zamawiających traktuje audyt jako standardowy etap procesu przygotowawczego – zwłaszcza przy projektach finansowanych ze środków UE.

Czy warto korzystać z gotowych wzorów OPZ?

Wzory mogą stanowić punkt odniesienia, ale nigdy nie zastąpią analizy potrzeb.
Każdy projekt ma inne cele, strukturę organizacyjną i uwarunkowania techniczne. Korzystanie z gotowych szablonów bywa przydatne dla zachowania formatu, jednak merytoryczna treść zawsze musi być opracowana indywidualnie. Gotowy wzór może ułatwić redakcję, ale nie powinien ograniczać elastyczności dokumentu.

Czy w projektach IT trzeba opisać architekturę systemu w OPZ?

Tak, ale tylko w takim zakresie, który pozwala wykonawcy zrozumieć kontekst i cele projektu.
Opis architektury nie może narzucać konkretnej technologii, producenta ani sposobu wdrożenia. W praktyce najlepiej określić wymagania funkcjonalne (co system ma robić) oraz wymagania integracyjne (z jakimi systemami ma współpracować). Zbyt szczegółowy opis techniczny ogranicza konkurencję i zwiększa ryzyko błędnej interpretacji.

Czy w OPZ należy wskazywać podstawy prawne lub normy jakościowe?

Nie ma takiego obowiązku, ale warto to robić, jeśli mają znaczenie dla przedmiotu zamówienia.
Wymagania odnoszące się do norm ISO, PN-EN, RODO, KRI czy NIS2 pomagają precyzyjnie określić oczekiwania wobec wykonawcy.
Odwołanie do standardów branżowych zapewnia przejrzystość, porównywalność ofert i ułatwia późniejszą weryfikację realizacji.

Podsumowanie

OPZ to nie tylko załącznik do przetargu, ale fundament całego procesu.
To w nim określa się, co ma zostać zrealizowane i jak będzie oceniane wykonanie.
Rzetelne przygotowanie dokumentu skraca czas postępowania, zmniejsza ryzyko odwołań i buduje zaufanie między stronami.

Ekspert OPZ wspiera instytucje publiczne w analizie potrzeb, opracowaniu dokumentacji i audycie gotowych OPZ, pomagając uniknąć błędów na najwcześniejszym etapie postępowania.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Jak napisać OPZ krok po kroku. Kto odpowiada za przygotowanie dokumentacji i jak zrobić to poprawnie. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to jeden z najważniejszych etapów cyklu zakupowego w sektorze publicznym. Od jakości zaplanowania tego procesu zależy bezpieczeństwo prawne, płynność finansowa i skuteczność całego przedsięwzięcia.

Zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.) proces przygotowania postępowania obejmuje kilka faz – od analizy potrzeb po publikację ogłoszenia i udostępnienie Specyfikacji Warunków Zamówienia. Całość, w zależności od złożoności i wartości zamówienia, trwa przeciętnie od 15 do 45 dni roboczych.

Etap analizy potrzeb i planowania (od 5 dni roboczych)

Pierwszym krokiem jest identyfikacja potrzeb Zamawiającego i określenie, czy planowane zamówienie jest zasadne, efektywne i zgodne z budżetem.
Zgodnie z art. 83 PZP Zamawiający ma obowiązek dokonać analizy potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania.

W praktyce obejmuje to:

• analizę celów projektu i jego uzasadnienia,
• określenie wartości szacunkowej,
• weryfikację dostępnych środków finansowych,
• określenie, czy zamówienie może być podzielone na części.

Efektem tego etapu jest notatka z analizy potrzeb, stanowiąca podstawę do opracowania OPZ.

Opracowanie opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) (5–10 dni roboczych)

Opis przedmiotu zamówienia (art. 99 PZP) musi być przygotowany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, aby zapewnić uczciwą konkurencję i porównywalność ofert.

Na tym etapie powstają:

• wymagania techniczne i funkcjonalne,
• kryteria jakościowe,
• parametry równoważności,
• wstępny harmonogram realizacji.

Dobrze opracowany OPZ ogranicza liczbę pytań wykonawców, przyspiesza postępowanie i minimalizuje ryzyko odwołań.

Przygotowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) (3–7 dni roboczych)

Specyfikacja Warunków Zamówienia (art. 134 ust. 2 PZP) to dokument, który opisuje wszystkie aspekty proceduralne postępowania.
Zawiera:

• warunki udziału w postępowaniu (art. 112 PZP),
• kryteria oceny ofert (art. 242 PZP),
• sposób komunikacji z wykonawcami,
• terminy składania ofert,
• projekt umowy wraz z załącznikami,
• informacje o środkach ochrony prawnej.

SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem (art. 137 PZP) i dostępna przez cały czas trwania postępowania.

Weryfikacja formalna i zatwierdzenie dokumentacji (2–5 dni roboczych)

Zanim dokumenty zostaną opublikowane, muszą przejść weryfikację prawną i merytoryczną.
Celem jest potwierdzenie, że wszystkie zapisy są zgodne z obowiązującym PZP i wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego.

W praktyce ten etap obejmuje:

• kontrolę kompletności OPZ, SWZ i projektu umowy,
• zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub komisję,
• archiwizację wersji dokumentów.

Publikacja ogłoszenia i rozpoczęcie postępowania (1–2 dni robocze)

Po zatwierdzeniu dokumentacji następuje publikacja ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej – w zależności od wartości zamówienia.

Zgodnie z art. 130–132 PZP terminy minimalne składania ofert wynoszą od 15 dni roboczych (dla prostych postępowań krajowych) do 30 dni kalendarzowych (dla postępowań unijnych).

Od tego momentu rozpoczyna się faza pytań wykonawców i ewentualnych modyfikacji SWZ.

Orientacyjny harmonogram przygotowania postępowania

• Analiza potrzeb. Określenie celu i wartości zamówienia 5–12 dni
• Opracowanie OPZ. Opis funkcjonalny i techniczny 5–10 dni
• Przygotowanie SWZ. Warunki udziału, kryteria oceny, projekt umowy 3–7 dni
• Weryfikacja dokumentacji. Kontrola formalna i zatwierdzenie 2–5 dni
• Publikacja ogłoszenia BZP lub TED (UE) 1–2 dni

Łącznie Średni czas przygotowania postępowania 15–45 dni roboczych

Dobre praktyki

• angażuj ekspertów merytorycznych już na etapie analizy potrzeb,
• weryfikuj spójność OPZ i SWZ z projektem umowy,
• korzystaj z wcześniejszych doświadczeń (postępowań podobnych),
• każdą modyfikację dokumentacji dokumentuj w protokole postępowania,
• zapewnij dwustopniową kontrolę: prawną i merytoryczną.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przygotowanie zamówienia publicznego można skrócić poniżej 15 dni?
Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy zachodzą przesłanki pilności określone w art. 294 PZP.

Jak długo ważna jest analiza potrzeb?
Nie ma ustawowego terminu, ale powinna być aktualizowana co najmniej raz w roku lub przed rozpoczęciem każdego dużego postępowania.

Kiedy należy publikować ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym UE?
Jeżeli wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w rozporządzeniu Komisji Europejskiej (obecnie ok. 140 000 euro dla dostaw i usług).

Czy można prowadzić równolegle kilka analiz potrzeb?
Tak, jeżeli dotyczą odrębnych projektów lub zadań budżetowych – każda powinna zakończyć się osobną notatką.

Źródła prawne

Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605)

Urząd Zamówień Publicznych

Dziennik Ustaw

Podsumowanie

Proces przygotowania zamówienia publicznego wymaga planowania, współpracy i znajomości procedur.
Minimalny czas to około 15 dni roboczych dla prostych postępowań, ale w praktyce większość przygotowań trwa 30–45 dni.
Im lepiej opracowane OPZ i SWZ, tym krótszy i bezpieczniejszy etap oceny ofert.

Ekspert OPZ wspiera Zamawiających w kompleksowym przygotowaniu dokumentacji, harmonogramów i analiz zgodnych z PZP 2025.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Jak wygląda proces przygotowania zamówienia publicznego i ile to trwa. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.

W artykule wyjaśniamy, jak opracować zapytanie ofertowe zgodne z aktualnym Prawem Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.) oraz jakie błędy najczęściej popełniają Zamawiający.

Rola zapytania ofertowego w systemie zamówień publicznych

Zapytanie ofertowe to dokument inicjujący postępowanie zakupowe. Stanowi punkt odniesienia dla wykonawców i podstawę do późniejszej oceny ofert.
Zgodnie z art. 16 PZP Zamawiający musi zapewnić zachowanie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.
Te zasady zaczynają się właśnie od jakości zapytania.

Przed jego przygotowaniem warto odpowiedzieć na trzy pytania:

• jaki jest rzeczywisty cel zamówienia,
• jakie efekty mają zostać osiągnięte,
• jakie zasoby są dostępne.

Brak tych ustaleń prowadzi do tworzenia niejasnych zapytań, które utrudniają porównanie ofert i zwiększają ryzyko odwołań.

Cztery filary skutecznego zapytania ofertowego

Profesjonalne zapytanie ofertowe powinno opierać się na czterech spójnych elementach: OPZ, warunkach udziału, kryteriach oceny ofert i Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

Zgodnie z art. 99 PZP przedmiot zamówienia należy opisać jednoznacznie i wyczerpująco, bez używania nazw własnych, chyba że jest to uzasadnione i wskazano równoważność.
Dobry OPZ precyzyjnie definiuje parametry techniczne, funkcjonalne i jakościowe przedmiotu zamówienia.

Warunki udziału w postępowaniu

Na mocy art. 112 PZP Zamawiający może określić warunki dotyczące zdolności technicznej, finansowej i zawodowej wykonawcy. Warunki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, a ich uzasadnienie powinno znaleźć się w protokole postępowania.

Kryteria oceny ofert

Art. 242 PZP nakazuje, by kryteria oceny ofert były powiązane z przedmiotem zamówienia i umożliwiały wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.
Najczęstszy błąd to przypisywanie kryterium ceny zbyt dużej wagi. Dobrym rozwiązaniem jest równowaga między ceną, jakością i funkcjonalnością.

Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ)

SWZ to dokument regulujący kwestie formalne i proceduralne. Zgodnie z art. 134 ust. 2 PZP powinna zawierać wszystkie elementy niezbędne do prowadzenia postępowania: opis przedmiotu, warunki udziału, kryteria oceny, sposób komunikacji, terminy, wymagania dotyczące zabezpieczenia wykonania umowy oraz informacje o środkach ochrony prawnej.

Wymiar formalno-prawny i obowiązki Zamawiającego

Zapytanie ofertowe musi być zgodne z ustawą PZP w zakresie jawności i równego traktowania wykonawców.
Art. 284 PZP przyznaje wykonawcom prawo do wystąpienia o wyjaśnienie treści SWZ i dokumentacji postępowania.
Zamawiający ma obowiązek publikować odpowiedzi w sposób jednolity dla wszystkich uczestników.

Zgodnie z art. 137 PZP SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem o zamówieniu i pozostawać publicznie dostępna przez cały czas trwania postępowania.

Jak uniknąć błędów przy tworzeniu zapytania ofertowego

• Aktualizuj wzory OPZ i SWZ przy każdej nowelizacji ustawy.
• Upewnij się, że opis przedmiotu zamówienia nie ogranicza konkurencji.
• Ustal warunki udziału proporcjonalne do skali zamówienia.
• Dostosuj kryteria oceny do celów zamówienia, nie tylko do ceny.
• Upewnij się, że projekt umowy i SWZ są spójne i nie zawierają sprzecznych zapisów.
• Włącz weryfikację dokumentacji przez drugiego eksperta – najlepiej spoza zespołu opracowującego.

Praktyczne przykłady poprawnych zapisów OPZ

Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest dostawa 30 laptopów o parametrach nie gorszych niż procesor Intel i5 13. generacji, 16 GB RAM, dysk SSD 512 GB.”
→ zapewnia równoważność i neutralność technologiczną.

Przykład błędnego zapisu:
„Dostawa laptopów Dell Latitude z procesorem i5.”
→ narusza zasadę konkurencyjności (art. 99 ust. 4 PZP).

Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 3 dniowego szkolenia dla 25 pracowników z zakresu zamówień publicznych. Program szkolenia musi obejmować co najmniej tematy: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, procedury odwoławcze. Wykonawca zapewnia materiały szkoleniowe, sala i sprzęt mogą być jego własne lub wynajęte.”

Przykład błędnego zapisu:
„Zamawiający wymaga realizacji szkolenia przez firmę ABC Szkolenia Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, z wykorzystaniem materiałów opracowanych przez ABC Szkolenia.”

→ narusza zasadę konkurencyjności (art. 99 ust. 4 PZP).

Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i realizacja kampanii informacyjnej promującej projekt finansowany ze środków UE, obejmującej co najmniej 3 kanały komunikacji: media społecznościowe, materiały drukowane i wydarzenie lokalne. Kampania musi być zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczeń UE.”

Przykład błędnego zapisu:
„Zamawiający zleca przygotowanie kampanii reklamowej na Facebooku i Instagramie z wykorzystaniem usług Meta Business Manager oraz firmy XYZ Media.”

→ narusza zasadę równego traktowania i ogranicza dostęp innych wykonawców, którzy mogą zaproponować równoważne narzędzia.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy zapytanie ofertowe jest obowiązkowe poniżej progu PZP?
Nie, ale zaleca się jego stosowanie w celu zachowania przejrzystości i dokumentowania wydatkowania środków publicznych.

Czy zapytanie ofertowe musi być publikowane w BZP?
Tylko wtedy, gdy jego wartość przekracza próg określony w art. 11 ust. 8 PZP. Dla mniejszych postępowań wystarczy publikacja na stronie Zamawiającego.

Jak długo można odpowiadać na zapytanie ofertowe?
Minimalny termin powinien być proporcjonalny do złożoności przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zasadą równego traktowania (art. 16 PZP) wykonawcy muszą mieć wystarczający czas na przygotowanie oferty.

Czy można poprawić zapytanie po publikacji?
Tak, ale każda zmiana wymaga opublikowania korekty oraz ewentualnego przedłużenia terminu składania ofert.

Źródła prawne i polecane materiały

• Ustawa z 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605)
• Ustawa z 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy PZP
• Urząd Zamówień Publicznych

Podsumowanie

Skuteczne zapytanie ofertowe to nie tylko dobrze napisany dokument, lecz przede wszystkim narzędzie zarządzania ryzykiem prawnym i finansowym.
Zgodność z ustawą PZP, przejrzysta struktura OPZ i SWZ oraz właściwe kryteria oceny ofert stanowią podstawę sukcesu postępowania.

Ekspert OPZ pomaga instytucjom publicznym w opracowywaniu dokumentacji przetargowej, audytach OPZ i SWZ oraz doradza w zakresie nowelizacji PZP 2025.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Jak przygotować skuteczne zapytanie ofertowe w zamówieniach publicznych. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.