Rok 2025 jest jednym z najważniejszych okresów zmian w historii polskiego systemu zamówień publicznych.

Nowelizacje ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP), uchwalone w lipcu i sierpniu 2025 roku, wprowadzają nowe zasady udziału wykonawców z państw trzecich, podnoszą próg stosowania PZP i zapowiadają uruchomienie systemu certyfikacji wykonawców.

Dla Zamawiających to moment, w którym należy zrewidować obowiązujące wzory OPZ i SWZ, zaktualizować regulaminy oraz dostosować procedury do nadchodzących regulacji.

Podwyższenie progu stosowania PZP

Nowelizacja z 25 lipca 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1428) podnosi próg stosowania ustawy z 130 000 zł do 170 000 zł. Zmiana wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku.

Co to oznacza dla Zamawiających:

• zamówienia poniżej 170 000 zł będzie można realizować w trybie uproszczonym, z mniejszą liczbą formalności,
• dla większych zamówień wymagana będzie pełna dokumentacja zgodna z PZP,
• konieczna będzie aktualizacja regulaminów wewnętrznych oraz wzorów zapytań ofertowych i formularzy ofert.

Z punktu widzenia praktyki, nowy próg nie oznacza uproszczenia obowiązków w zakresie rzetelności postępowania. W dalszym ciągu dokumentacja musi zapewniać zgodność z zasadami uczciwej konkurencji określonymi w art. 16 PZP.

Nowe art. 16a i 16b PZP. Udział wykonawców z państw trzecich

Nowelizacja z 9 lipca 2025 roku wprowadziła do PZP nowe przepisy dotyczące wykonawców z państw spoza Unii Europejskiej, które nie są stronami umów o wolnym handlu.

Najważniejsze zmiany:

• Zamawiający może w SWZ określić, czy dopuszcza wykonawców z państw trzecich (art. 16a ust. 1).
• Wykonawcy z tych państw mogą być pozbawieni środków ochrony prawnej w Polsce (art. 16b ust. 2).
• Każda decyzja w tym zakresie musi być uzasadniona w protokole postępowania, z uwzględnieniem zasad proporcjonalności i równego traktowania.

W praktyce to większa elastyczność dla Zamawiającego, ale też większa odpowiedzialność za konstrukcję warunków udziału i uzasadnienie decyzji.

System certyfikacji wykonawców

Ustawa z 5 sierpnia 2025 roku zapowiada utworzenie krajowego systemu certyfikacji wykonawców. Certyfikat będzie potwierdzeniem spełnienia określonych standardów technicznych, finansowych i organizacyjnych.
Przewiduje się, że rozwiązanie zacznie obowiązywać w drugiej połowie 2026 roku po wdrożeniu rozporządzeń wykonawczych Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

Korzyści dla Zamawiających:

• łatwiejsza weryfikacja kwalifikacji wykonawców,
• mniej dokumentów wymaganych na etapie składania ofert,
• większe bezpieczeństwo transakcyjne, ponieważ certyfikat będzie miał charakter urzędowego potwierdzenia wiarygodności.

Zamawiający powinni już teraz uwzględniać w OPZ i SWZ możliwość korzystania z certyfikatów jako alternatywy dla części zaświadczeń i referencji.

Wpływ zmian na dokumentację OPZ i SWZ

Zmiany w ustawie wymagają dostosowania dokumentacji nie tylko pod względem formalnym, ale także merytorycznym.
W szczególności należy zwrócić uwagę na:

• aktualność opisów przedmiotu zamówienia w świetle art. 99 PZP,
• proporcjonalność warunków udziału w postępowaniu (art. 112 ust. 1 PZP),
• spójność pomiędzy OPZ, SWZ i projektem umowy,
• sposób publikacji SWZ zgodnie z art. 137 PZP,
• obowiązek udzielania wyjaśnień wykonawcom w trybie art. 284 PZP.

Każda jednostka publiczna powinna przeprowadzić audyt swoich wzorów dokumentacji przed końcem 2025 roku.

Praktyczne kroki dla Zamawiających

• Zaktualizuj wewnętrzne regulaminy i wzory OPZ oraz SWZ.
• Zweryfikuj, czy warunki udziału są proporcjonalne do przedmiotu zamówienia.
• Dodaj do dokumentacji zapisy o dopuszczaniu lub wykluczaniu wykonawców z państw trzecich.
• Ustal wewnętrzną procedurę weryfikacji certyfikatów wykonawców.
• Upewnij się, że SWZ zawiera wszystkie elementy wymagane w art. 134 ust. 2 PZP.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy nowe przepisy PZP wejdą w życie?
Większość zmian zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 roku, natomiast część dotycząca certyfikacji wykonawców wejdzie w życie po ogłoszeniu rozporządzeń wykonawczych w drugiej połowie 2026 roku.

Czy można wykluczyć wykonawców spoza Unii Europejskiej?
Tak, ale tylko w przypadkach określonych w art. 16a PZP, z uzasadnieniem zawartym w protokole postępowania.

Czy nowe przepisy wpływają na sposób publikacji SWZ?
Nie zmienia się zasada wynikająca z art. 137 PZP. SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem o zamówieniu i dostępna przez cały czas trwania postępowania.

Czy dokumentacja przygotowana w 2024 roku pozostaje aktualna?
Nie. Każdy Zamawiający powinien zaktualizować wzory dokumentów przed rozpoczęciem nowych postępowań w 2026 roku.

Źródła prawne i rekomendowane materiały

• Ustawa z 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy Prawo Zamówień Publicznych
• Ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia efektywności systemu zamówień publicznych
• Serwis Urzędu Zamówień Publicznych

Podsumowanie

Nowelizacje PZP 2025 roku są kolejnym krokiem w kierunku profesjonalizacji zamówień publicznych w Polsce.
Zwiększają autonomię Zamawiających, ale równocześnie wymagają lepszego przygotowania dokumentacji i świadomości prawnej.
Dobrze opracowane OPZ i SWZ, oparte na aktualnych przepisach, to nie tylko formalność – to narzędzie zarządzania ryzykiem prawnym i reputacyjnym.

Ekspert OPZ wspiera instytucje publiczne w dostosowaniu procedur i dokumentacji do zmian w ustawie, pomagając przygotować się do realiów PZP 2026.

Ekspert OPZ to zespół doradców po stronie Zamawiającego. Pomagamy przygotować dokumentację, która spełnia wymogi prawa i działa w praktyce.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.

Artykuł Nowelizacja PZP 2025. Co zmienia się dla Zamawiających i jak przygotować dokumentację OPZ i SWZ do nowych realiów. pochodzi z serwisu Zespół Ekspercki OPZ.