W zamówieniach publicznych nie ma błędów „niewielkich”. Każdy zapis w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ) ma konsekwencje finansowe, organizacyjne i prawne. Jedno niedoprecyzowanie potrafi zatrzymać inwestycję, uruchomić lawinę odwołań lub sprawić, że projekt finansowany z KPO stanie się niekwalifikowalny.
Dziś OPZ nie jest już załącznikiem, jest narzędziem zarządzania ryzykiem. Dobrze przygotowany dokument chroni Zamawiającego przed stratami i pozwala precyzyjnie realizować cel zamówienia. W konsekwencji zły OPZ kosztuje czas, reputację i pieniądze.
Eksperci Ekspert OPZ przeanalizowali setki postępowań z lat 2023-2025. Z tych analiz wynika jasno: większość błędów wciąż wynika nie z braku dobrej woli, lecz z rutyny. Warto więc spojrzeć na OPZ jak na strategię, nie formularz.
Od września 2025 r. weszły w życie nowe art. 16a i 16b PZP dotyczące udziału wykonawców z państw trzecich oraz zaktualizowany art. 83 PZP o analizie potrzeb i wymagań. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje też nowy próg stosowania ustawy: 170 000 zł. Każdy Zamawiający powinien uwzględniać te zmiany już na etapie tworzenia OPZ i planowania zamówienia.
Dlaczego błędy w OPZ są tak kosztowne
Według danych Urzędu Zamówień Publicznych ponad 60% nieprawidłowości ujawnianych w kontrolach dotyczy opisu przedmiotu zamówienia. Oznacza to konieczność unieważnienia postępowania, powtórzenia ogłoszenia lub obrony w KIO, a to tysiące złotych kosztów i tygodnie opóźnień.
Dodatkowo, w projektach współfinansowanych z funduszy unijnych i KPO, każdy błąd w OPZ może skutkować korektą finansową sięgającą 25% wartości projektu. W skrajnych przypadkach utracone środki przekraczają kilkaset tysięcy złotych.
Dlatego warto zapamiętać prostą zasadę: im lepszy OPZ, tym mniejsze ryzyko dla Zamawiającego.
Nowelizacja PZP wymaga, aby analiza potrzeb i wymagań (art. 83) obejmowała również rozeznanie rynku i ocenę konkurencyjności. Brak takiej analizy lub jej pominięcie to obecnie błąd formalny i podstawa do uwag UZP w ramach kontroli.
Najczęstsze błędy Zamawiających w OPZ
Każdy z poniższych przykładów to rzeczywista sytuacja z praktyki audytowej i orzecznictwa KIO. Z pozoru drobne niedopatrzenia prowadzą do kosztownych konsekwencji: od odwołań, przez utratę dofinansowania, po odpowiedzialność osobistą kierownika jednostki.
1. Brak powiązania wymagań z celem zamówienia
To jeden z najbardziej podstawowych, a zarazem kosztownych błędów w dokumentacji przetargowej. Opis przedmiotu zamówienia staje się zbiorem technicznych detali, które nie wynikają z faktycznego celu projektu, np. poprawy jakości usług, podniesienia cyberbezpieczeństwa czy efektywności energetycznej. W efekcie postępowanie traci spójność, a wykonawcy przygotowują oferty w oderwaniu od intencji Zamawiającego. Z punktu widzenia PZP (art. 99 ust. 1) to naruszenie zasady adekwatności i jednoznaczności opisu.
Rekomendacja: każdorazowo uzasadnij, dlaczego dany parametr ma znaczenie. Jeśli nie wspiera celu, nie powinien znaleźć się w OPZ.
Koszt błędu: 20-80 tys. zł.
2. Kopiowanie zapisów z innych postępowań
Z pozoru niewinne „oszczędzenie czasu” na bazie wcześniejszego OPZ często prowadzi do poważnych błędów. Ponadto, kopiowane dokumenty zawierają często nieaktualne odniesienia do przepisów, stare normy lub warunki nieadekwatne do lokalnych potrzeb. Niejednokrotnie także utrwalają błędne praktyki. Takie podejście narusza zasadę rzetelnego przygotowania postępowania (art. 17 ust. 1 pkt 1 PZP) i art. 99 ust. 4, który wymaga, by OPZ był tworzony indywidualnie, a nie przez kopiowanie.
Rekomendacja: aktualizuj każdy zapis, zwłaszcza w sekcji wymagań technicznych i kryteriów oceny. OPZ z poprzedniego przetargu nie jest punktem wyjścia, tylko pułapką.
Koszt błędu: 30-100 tys. zł.
3. Nieaktualne odniesienia do PZP, RODO, KSC
Często spotykane błędy to używanie nieobowiązujących przepisów lub powoływanie się na uchylone akty prawne. Przez co takie odniesienia są kwalifikowane przez UZP jako nieprawidłowość formalna z art. 99 ust. 6 PZP. Dodatkowo, w projektach IT brak aktualnych odniesień do ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa jest dziś błędem wysokiego ryzyka, może skutkować korektą finansową w projektach KPO.
Rekomendacja: weryfikuj akty prawne w dniu publikacji przetargu. Sprawdzaj nie tylko PZP, ale też rozporządzenia wykonawcze, KSC, RODO i ISO 27001.
Koszt błędu: 50-150 tys. zł.
4. Kryteria oceny ofert nieadekwatne do celu
Zbyt często kryterium „najniższej ceny” staje się automatycznym wyborem, mimo że art. 242 ust. 1 PZP wymaga powiązania kryteriów z celem zamówienia. W efekcie pomija się efektywność ekonomiczną, trwałość rezultatów i jakość realizacji. Taki schemat prowadzi do wyboru ofert o niskiej wartości merytorycznej i wysokich kosztach eksploatacji.
Rekomendacja: stosuj kryteria jakościowe np. termin, gwarancja, wsparcie techniczne. Wskaż jasne wagi i sposób oceny. Wartość publicznych środków wymaga mierzenia jakości, nie tylko ceny.
Koszt błędu: 40-200 tys. zł.
5. Wymagania techniczne bez podstaw prawnych
Zdarza się, że Zamawiający w dobrej wierze opisuje przedmiot zbyt szczegółowo – np. wskazuje model, producenta, parametry urządzeń, które nie mają odniesienia do żadnej normy. To naruszenie art. 99 ust. 5 PZP, które zabrania ograniczania konkurencji poprzez opis produktu konkretnej marki bez sformułowania „lub równoważny”. Taki błąd otwiera drogę do odwołań.
Rekomendacja: każdą specyfikację opieraj na funkcji i normie, nie na nazwie handlowej. Jeśli chcesz określić minimalny standard, wskaż normę PN-EN lub ISO.
Koszt błędu: 50-250 tys. zł.
6. Zbyt szczegółowe opisy naruszające zasadę konkurencji
Precyzja jest zaletą, ale tylko wtedy, gdy nie prowadzi do wykluczenia konkurencji. Wskazanie dokładnych wymiarów, kolorów, interfejsów czy konfiguracji eliminuje wielu wykonawców, którzy mogliby zaproponować rozwiązania równoważne. Takie działanie narusza art. 99 ust. 2 i 3 PZP.
Rekomendacja: opisz rezultat funkcjonalny („system zapewniający integrację danych”) zamiast techniczny („oprogramowanie firmy X”). Dopuszczaj rozwiązania równoważne i opisuj kryteria równoważności.
Koszt błędu: 30-120 tys. zł.
7. Brak spójności między OPZ a SWZ
Kiedy OPZ zawiera inne terminy dostaw, gwarancje lub definicje niż SWZ, przetarg jest nie do uratowania. Zgodnie z art. 433 pkt 5 PZP to wada dokumentacji skutkująca koniecznością unieważnienia postępowania. Brak spójności utrudnia wykonawcom przygotowanie ofert i rodzi odwołania.
Rekomendacja: zawsze wykonuj kontrolę krzyżową OPZ, SWZ i projektu umowy. Sprawdź ciągłość terminów, pojęć, jednostek i wymagań. W idealnym procesie OPZ powstaje jako pierwszy i determinuje treść SWZ, nie odwrotnie.
Koszt błędu: 40-180 tys. zł.
8. Niejasne definicje terminów i wymagań
Używanie zwrotów nieostrych („system intuicyjny”, „łatwy w obsłudze”, „wysoka jakość”) prowadzi do arbitralności oceny ofert. Co więcej, KIO wielokrotnie orzekała, że takie zapisy naruszają zasadę przejrzystości i art. 99 ust. 1 PZP. Niejasne sformułowania blokują rzetelne porównanie ofert i powodują lawinę pytań od wykonawców.
Rekomendacja: definiuj pojęcia operacyjnie. Zamiast „łatwy w obsłudze” rekomendujemy „interfejs umożliwiający wykonanie czynności w maksymalnie trzech kliknięciach”.
Koszt błędu: 20-90 tys. zł.
9. Pominięcie elementów cyberbezpieczeństwa
W 2025 roku to błąd strategiczny. Dlatego każdy projekt IT lub infrastrukturalny podlega ustawie o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (KSC) i wytycznym KPO. Brak odniesienia do standardów ISO 27001, brak wymagań bezpieczeństwa danych lub testów penetracyjnych może skutkować utratą finansowania i karami.
Rekomendacja: dodaj do OPZ sekcję „Cyberbezpieczeństwo i zarządzanie danymi” z opisem wymagań, standardów i audytów. To dziś obowiązek, nie formalność.
Koszt błędu: 80-400 tys. zł.
10. Brak oceny ryzyka i zabezpieczeń
Każde postępowanie niesie ryzyka: opóźnień, braku personelu, wzrostu cen materiałów. Oznacza to, że pomijanie ich w OPZ to naruszenie art. 17 ust. 1 pkt 1 PZP i dowód braku rzetelnego przygotowania. Przez co, brak matrycy ryzyk i zapisów o waloryzacji może skutkować unieważnieniem postępowania lub sporami w trakcie realizacji.
Rekomendacja: wprowadź w OPZ matrycę ryzyk z opisem skutków i działań zapobiegawczych. Uwzględnij klauzule waloryzacyjne, zapisy o rezerwie czasowej i obowiązkowych testach odbiorczych.
Koszt błędu: 100-500 tys. zł.
Jak liczyć koszty błędów w OPZ
Podawane w artykule kwoty nie są orientacyjnymi szacunkami, lecz opierają się na analizie danych z trzech źródeł: raportów Urzędu Zamówień Publicznych i NIK (2022-2025), orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej oraz wyników audytów Ekspert OPZ w jednostkach samorządowych i spółkach komunalnych.
Z raportów pokontrolnych UZP wynika, że korekty finansowe w projektach współfinansowanych z KPO i funduszy UE sięgają 5-25% wartości zamówienia, w zależności od wagi naruszenia. A zatem, w projektach JST o wartości 1-3 mln zł oznacza to realne straty od 20 tys. do nawet 500 tys. zł. A dodatkowo, orzeczenia KIO wskazują, że koszty postępowań odwoławczych (opłaty, obsługa prawna, opóźnienia) sięgają 20-100 tys. zł.
Widełki przy poszczególnych błędach zostały określone na podstawie tej skali:
- Błędy formalne i redakcyjne: 20-80 tys. zł (np. brak spójności dokumentów).
- Błędy merytoryczno-prawne: 40-250 tys. zł (np. niewłaściwe odniesienia do PZP, kryteria oceny ofert).
- Błędy strategiczne: 100-500 tys. zł (np. brak analizy ryzyka, cyberbezpieczeństwa, unieważnienie postępowania).
Celem tych wyliczeń nie jest wskazanie kar ustawowych, lecz pokazanie rzeczywistego wymiaru finansowego błędów, które w praktyce spotykają Zamawiających. To właśnie te straty, nieformalne ale bardzo konkretne, decydują o efektywności procesu przetargowego.
Odpowiedzialność Zamawiającego
Zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, podpisanie dokumentacji obarczonej wadami formalnymi może skutkować odpowiedzialnością osobistą. Z tego powodu kontrole UZP coraz częściej badają nie tylko treść OPZ, lecz także proces jego przygotowania: czy był opiniowany, aktualizowany i zweryfikowany pod względem zgodności z prawem.
W skrócie: Zamawiający odpowiada nie tylko za wynik przetargu, ale też za jakość jego opisu.
Oznacza to, że kontrole UZP 2025-2026 będą weryfikować również spełnienie nowych obowiązków z art. 16a, dotyczących wykonawców spoza UE oraz czy Zamawiający stosuje zaktualizowany próg 170 000 zł dla stosowania ustawy. Przez co, brak aktualizacji procedur może zostać uznany za zaniedbanie organizacyjne.
Jak uniknąć błędów: przewodnik praktyczny
- Buduj interdyscyplinarny zespół. Dlatego też, prawnik, specjalista branżowy i audytor to minimalny skład roboczy.
- Aktualizuj odniesienia prawne. Każdy dokument opiera się na stanie prawnym z dnia publikacji.
- Zachowaj spójność. OPZ, SWZ i umowa muszą być logicznie powiązane.
- Myśl o kryteriach jak o inwestycji. Jakość i termin często znaczą więcej niż cena.
- Zabezpiecz się w zakresie cyberbezpieczeństwa i ryzyk. To obszary kontrolowane przez UZP w 2025 r.
- Zamów audyt. Pamiętaj, kilka godzin pracy audytora może oszczędzić miesiące korekt.
- Uwzględnij nowe przepisy. Zaktualizuj OPZ pod kątem art. 16a-16b (PZP 2025), obowiązków analizy potrzeb z art. 83 oraz nowego progu 170 000 zł obowiązującego od 2026 r. Niewprowadzenie tych zmian może prowadzić do odwołań lub utrudnień w kontroli UZP.
Zakończenie
Opis przedmiotu zamówienia to nie dokument, to strategia. Określa nie tylko, co chcemy kupić, ale jak chcemy to zrealizować. Z tego powodu, w świecie, w którym zamówienia publiczne stają się coraz bardziej złożone, dobrze napisany OPZ jest dowodem kompetencji, a nie biurokracji.
Ekspert OPZ wspiera Zamawiających w tworzeniu dokumentacji, która minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa szanse na skuteczne zakończenie postępowania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 87 § 1 Prawa o adwokaturze.