Opis przedmiotu zamówienia, w skrócie OPZ, to dokument, od którego zaczyna się każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

OPZ to nie tylko formalny załącznik do dokumentacji przetargowej, lecz strategiczny punkt odniesienia dla wszystkich uczestników procesu: Zamawiającego, wykonawców i organów kontrolnych.
Dobrze napisany OPZ porządkuje oczekiwania, zmniejsza ryzyko sporów i pozwala uzyskać oferty odpowiadające rzeczywistym potrzebom instytucji.
W tym poradniku pokazujemy, jak przygotować OPZ poprawnie i kto powinien odpowiadać za jego opracowanie.

Czym jest OPZ i dlaczego decyduje o sukcesie przetargu

OPZ to opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w art. 99 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dokument definiuje, co ma zostać dostarczone, wykonane lub wdrożone, oraz w jaki sposób Zamawiający będzie oceniał, czy rezultat spełnia jego oczekiwania.

W praktyce OPZ jest sercem postępowania.

To właśnie ten dokument decyduje, czy wykonawcy dobrze zrozumieją potrzeby Zamawiającego i czy złożą porównywalne oferty. Zbyt ogólny opis prowadzi do chaosu interpretacyjnego, zbyt szczegółowy – ogranicza konkurencję i podnosi koszty. Najczęstym błędem jest traktowanie OPZ jako dokumentu technicznego, a nie komunikacyjnego. Jego zadaniem jest opisać cel i efekt zamówienia w sposób mierzalny, nie przesądzając jednocześnie, jakiego narzędzia wykonawca ma użyć.

Jak napisać OPZ krok po kroku

1. Analiza potrzeb Zamawiającego

Zanim powstanie pierwszy akapit dokumentu, należy odpowiedzieć na pytanie: po co realizujemy to zamówienie. Art. 83 PZP wprost zobowiązuje Zamawiających do przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań. Ten etap obejmuje:

• rozpoznanie problemu lub braku,
• zdefiniowanie oczekiwanego rezultatu,
• identyfikację ograniczeń budżetowych i czasowych.

W projektach IT czy infrastrukturalnych warto przeprowadzić warsztaty z użytkownikami końcowymi, często to ich perspektywa ujawnia kluczowe funkcjonalności, które wstępnie pominięto.

2. Opis funkcjonalny i jakościowy

Dobry OPZ koncentruje się na funkcjach i efektach. Zamiast opisywać rozwiązanie, należy opisać potrzebę, np.: „System ma umożliwiać elektroniczne składanie wniosków przez mieszkańców” zamiast „System ma być oparty na platformie XYZ”. Taki zapis otwiera rynek na konkurencję i chroni Zamawiającego przed zarzutem preferencji technologicznej. Każdy opis musi być mierzalny, należy też określić parametry wydajności, termin realizacji, wymagania jakościowe i warunki odbioru.

3. Parametry i warunki realizacji

To część, w której precyzuje się:

• lokalizację i zakres dostaw,
• wymogi techniczne i środowiskowe,
• harmonogram realizacji,
• obowiązki stron w procesie odbioru.

Dla zamówień o dużej wartości warto przewidzieć etapowy system weryfikacji, odbiory częściowe, protokoły testów, dokumentację powykonawczą.

4. Sposób weryfikacji wykonania

Art. 99 ust. 5 PZP wymaga, by opis był jednoznaczny i kompletny, co oznacza również określenie, jak Zamawiający sprawdzi wykonanie.
W praktyce oznacza to przygotowanie zestawu kryteriów odbioru: testów funkcjonalnych, raportów jakościowych lub listy parametrów do potwierdzenia.
Taki załącznik eliminuje spory na etapie realizacji.

Kto przygotowuje OPZ

Formalnie za treść OPZ odpowiada Zamawiający. W praktyce jednak, zgodnie z zasadą należytej staranności, może korzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych – analityków, konsultantów lub wyspecjalizowanych zespołów doradczych. Zamówienia z obszaru IT, infrastruktury czy cyberbezpieczeństwa wymagają interdyscyplinarnej wiedzy. W takich przypadkach współpraca z ekspertami pozwala uniknąć błędów technicznych i zapewnić zgodność z PZP. Ekspert nie decyduje za Zamawiającego, lecz tłumaczy wymagania techniczne na język prawnoprzetargowy.

Najczęstsze błędy przy przygotowaniu OPZ

• Zbyt ogólny opis
  • wykonawcy składają nieporównywalne oferty, a komisja nie ma podstaw do rzetelnej oceny.
• Kopiowanie cudzych dokumentów
  • prowadzi do niespójności i wymaga ciągłych korekt w trakcie postępowania.
• Brak kryteriów jakościowych
  • ograniczenie się do ceny powoduje, że najtańsza oferta często nie jest najlepsza.
• Nieuzasadnione wskazanie producenta
  • bez dopuszczenia równoważności narusza art. 99 ust. 6 PZP.
• Brak spójności między OPZ a SWZ
  • błędy w nazwach, terminach i jednostkach miary są częstym powodem unieważnienia przetargów.

Audyt OPZ, jak sprawdzić, czy dokument jest poprawny

Dobrym nawykiem jest zewnętrzna weryfikacja dokumentacji jeszcze przed publikacją ogłoszenia. Audyt OPZ polega na analizie trzech elementów:

• zgodności z przepisami PZP,
• kompletności i logicznej spójności,
• czytelności z perspektywy wykonawcy.

Prosty test: jeśli wykonawca niebędący autorem koncepcji potrafi na podstawie OPZ zrozumieć, co ma wykonać, jaki ma być efekt to znaczy, że dokument jest dobrze napisany. Jeśli wymaga interpretacji, należy go poprawić.

FAQ: najczęstsze pytania o przygotowanie OPZ

Kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych?

Za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia odpowiada Zamawiający, czyli instytucja publiczna lub spółka komunalna prowadząca postępowanie.
W praktyce tworzenie OPZ wymaga wiedzy z kilku obszarów: prawa zamówień, technologii oraz zarządzania projektami. Dlatego coraz częściej instytucje powierzają opracowanie dokumentacji zespołom doradczym lub ekspertom zewnętrznym, którzy pomagają zdefiniować potrzeby, ustalić parametry techniczne i zachować zgodność z PZP. Taka współpraca pozwala uniknąć błędów i przyspiesza proces przygotowania przetargu, zachowując pełną odpowiedzialność po stronie Zamawiającego.

Czy można zlecić napisanie OPZ firmie zewnętrznej?

Tak.

Prawo Zamówień Publicznych dopuszcza przygotowanie dokumentacji przez podmiot zewnętrzny, o ile nie występuje konflikt interesów i autor OPZ nie bierze udziału w przetargu jako wykonawca. Warto przy tym wybierać zespoły, które łączą kompetencje prawne i techniczne samo doświadczenie w pisaniu przetargów nie wystarczy. Dobrze przygotowany OPZ wymaga zrozumienia procesów wewnętrznych Zamawiającego, jego celów oraz technologii, które mają być przedmiotem zamówienia. Profesjonalny doradca pełni w takim procesie rolę tłumacza: przekłada język potrzeb organizacyjnych na precyzyjny język dokumentacji przetargowej. Co ważne, wykonawca dokumentu nie może później ubiegać się o zamówienie (art. 57 ust. 2 PZP)

Ile trwa przygotowanie OPZ?

Czas opracowania zależy od złożoności projektu, dostępności danych i stopnia gotowości Zamawiającego.
Dla prostych postępowań (np. zakup sprzętu, usług porządkowych czy drobnych dostaw) OPZ można przygotować w ciągu kilku dni roboczych. W przypadku projektów informatycznych, infrastrukturalnych lub wieloelementowych, proces może trwać od 3 do 6 tygodni. Etap analizy potrzeb często zajmuje więcej czasu niż samo pisanie dokumentu, zwłaszcza gdy wymaga warsztatów z użytkownikami końcowymi lub przeglądu istniejących systemów. Warto przyjąć zasadę: lepiej poświęcić więcej czasu na przygotowanie OPZ niż później na poprawianie błędów w przetargu.

Od czego zacząć pisanie OPZ?

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb i celów zamówienia.
Trzeba zrozumieć, co ma zostać osiągnięte, nie tylko jaki produkt lub usługa mają być kupione, ale jaki efekt mają przynieść organizacji. Dobrze jest zacząć od rozmów z użytkownikami, przeglądu dotychczasowych rozwiązań i zidentyfikowania problemów, które mają być rozwiązane. Dopiero wtedy można przejść do definiowania wymagań funkcjonalnych, jakościowych i technicznych. Takie podejście minimalizuje ryzyko stworzenia dokumentu, który jest formalnie poprawny, ale praktycznie nieadekwatny.

Czy można skopiować OPZ z innego postępowania?

Nie powinno się tego robić.
Każde postępowanie ma inną specyfikę, budżet, uwarunkowania prawne i cele. Kopiowanie OPZ z innego projektu, nawet z własnej instytucji, prowadzi do błędów, niespójności i niezgodności z aktualną wersją PZP. Ponadto wiele OPZ zawiera specyficzne parametry lub terminy odnoszące się do wcześniejszych zamówień, które w nowym kontekście mogą być nieaktualne. Warto potraktować gotowy dokument jako inspirację, ale zawsze tworzyć nowy, dostosowany do bieżącego postępowania.

Czy OPZ może wskazywać konkretne marki lub rozwiązania techniczne?

Co do zasady nie.
Zgodnie z art. 99 ust. 6 PZP Zamawiający nie może wskazywać nazw własnych produktów, technologii czy producentów, jeśli prowadziłoby to do ograniczenia konkurencji. Wyjątek jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy nie da się w inny sposób opisać przedmiotu zamówienia ale wówczas należy obowiązkowo dodać sformułowanie „lub równoważny”. Dobrym rozwiązaniem jest definiowanie wymagań przez odniesienie do standardów branżowych (np. ISO, PN, EN) zamiast konkretnych marek. Takie podejście zapewnia elastyczność i otwartość postępowania.

Czy można zmienić OPZ po ogłoszeniu przetargu?

Tak, ale wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i z zachowaniem procedur określonych w PZP.
Każda modyfikacja wymaga publikacji informacji o zmianie w Biuletynie Zamówień Publicznych (a dla progów unijnych – również w Dzienniku Urzędowym UE).
Jeśli zmiana może wpływać na treść ofert, należy też przedłużyć termin ich składania. W praktyce oznacza to, że każda korekta po publikacji generuje dodatkowy czas i koszty, dlatego warto zweryfikować dokument dokładnie przed ogłoszeniem postępowania.

Jak sprawdzić, czy OPZ jest dobrze napisany?

Najprostszy test to poprosić osobę spoza projektu, by przeczytała dokument i odpowiedziała na pytanie: „Czy wiesz, co dokładnie ma zostać wykonane i jak zostanie ocenione wykonanie?”. Jeśli odpowiedź nie jest jednoznaczna, OPZ wymaga doprecyzowania. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu OPZ, formalnej oceny dokumentu pod kątem zgodności z PZP, kompletności, logiki i czytelności. Audyt pozwala uniknąć błędów, które mogłyby skutkować unieważnieniem postępowania lub odwołaniami do KIO.

Czym różni się OPZ od SWZ?

OPZ opisuje co ma zostać wykonane – czyli przedmiot zamówienia, jego parametry, funkcjonalności i wymagania jakościowe.
SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia) opisuje jak przebiega proces postępowania – kryteria oceny ofert, warunki udziału, zasady komunikacji i wymagania formalne wobec wykonawców. Oba dokumenty tworzą spójny komplet, ale mają różne funkcje: OPZ koncentruje się na treści zamówienia, a SWZ – na procedurze jego przeprowadzenia.

Czy OPZ musi być zgodny z PZP?

Tak, to obowiązek ustawowy.
Najważniejszy przepis to art. 99 PZP, który wymaga, by opis był jednoznaczny, wyczerpujący i nie ograniczał konkurencji. W praktyce oznacza to, że dokument nie może być ani zbyt ogólny (bo utrudni ocenę ofert), ani zbyt szczegółowy (bo może ograniczyć liczbę wykonawców). Zgodność z PZP oznacza również unikanie wskazań marek, zachowanie neutralnego języka i precyzyjne określenie wymagań funkcjonalnych.

Kto zatwierdza OPZ w instytucji publicznej?

Zazwyczaj zatwierdza go kierownik jednostki lub osoba upoważniona do prowadzenia postępowania, np. pełnomocnik ds. zamówień publicznych.
W większych organizacjach proces obejmuje także opiniowanie przez dział prawny lub komórkę merytoryczną. Zatwierdzenie OPZ oznacza formalne zakończenie etapu przygotowawczego i przejście do ogłoszenia przetargu.

Czy warto przeprowadzić audyt OPZ przed ogłoszeniem przetargu?

Zdecydowanie tak.
Audyt to jedno z najskuteczniejszych narzędzi prewencji błędów. Polega na niezależnej ocenie dokumentu przez ekspertów, którzy sprawdzają spójność treści, zgodność z PZP i adekwatność do potrzeb Zamawiającego. Wynik audytu wskazuje, czy dokument jest gotowy do publikacji, czy wymaga korekt. Wielu Zamawiających traktuje audyt jako standardowy etap procesu przygotowawczego – zwłaszcza przy projektach finansowanych ze środków UE.

Czy warto korzystać z gotowych wzorów OPZ?

Wzory mogą stanowić punkt odniesienia, ale nigdy nie zastąpią analizy potrzeb.
Każdy projekt ma inne cele, strukturę organizacyjną i uwarunkowania techniczne. Korzystanie z gotowych szablonów bywa przydatne dla zachowania formatu, jednak merytoryczna treść zawsze musi być opracowana indywidualnie. Gotowy wzór może ułatwić redakcję, ale nie powinien ograniczać elastyczności dokumentu.

Czy w projektach IT trzeba opisać architekturę systemu w OPZ?

Tak, ale tylko w takim zakresie, który pozwala wykonawcy zrozumieć kontekst i cele projektu.
Opis architektury nie może narzucać konkretnej technologii, producenta ani sposobu wdrożenia. W praktyce najlepiej określić wymagania funkcjonalne (co system ma robić) oraz wymagania integracyjne (z jakimi systemami ma współpracować). Zbyt szczegółowy opis techniczny ogranicza konkurencję i zwiększa ryzyko błędnej interpretacji.

Czy w OPZ należy wskazywać podstawy prawne lub normy jakościowe?

Nie ma takiego obowiązku, ale warto to robić, jeśli mają znaczenie dla przedmiotu zamówienia.
Wymagania odnoszące się do norm ISO, PN-EN, RODO, KRI czy NIS2 pomagają precyzyjnie określić oczekiwania wobec wykonawcy.
Odwołanie do standardów branżowych zapewnia przejrzystość, porównywalność ofert i ułatwia późniejszą weryfikację realizacji.

Podsumowanie

OPZ to nie tylko załącznik do przetargu, ale fundament całego procesu.
To w nim określa się, co ma zostać zrealizowane i jak będzie oceniane wykonanie.
Rzetelne przygotowanie dokumentu skraca czas postępowania, zmniejsza ryzyko odwołań i buduje zaufanie między stronami.

Ekspert OPZ wspiera instytucje publiczne w analizie potrzeb, opracowaniu dokumentacji i audycie gotowych OPZ, pomagając uniknąć błędów na najwcześniejszym etapie postępowania.