Nowelizacja PZP 2025 znacząco wpływa na sposób, w jaki instytucje publiczne przygotowują dokumentację przetargową i zapytania ofertowe. Dobrze skonstruowane zapytanie ofertowe to nie tylko formalność, ale klucz do uzyskania rzetelnych, porównywalnych ofert i sprawnego przebiegu postępowania.
W artykule wyjaśniamy, jak opracować zapytanie ofertowe zgodne z aktualnym Prawem Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.) oraz jakie błędy najczęściej popełniają Zamawiający.
Rola zapytania ofertowego w systemie zamówień publicznych
Zapytanie ofertowe to dokument inicjujący postępowanie zakupowe. Stanowi punkt odniesienia dla wykonawców i podstawę do późniejszej oceny ofert.
Zgodnie z art. 16 PZP Zamawiający musi zapewnić zachowanie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.
Te zasady zaczynają się właśnie od jakości zapytania.
Przed jego przygotowaniem warto odpowiedzieć na trzy pytania:
- jaki jest rzeczywisty cel zamówienia,
- jakie efekty mają zostać osiągnięte,
- jakie zasoby są dostępne.
Brak tych ustaleń prowadzi do tworzenia niejasnych zapytań, które utrudniają porównanie ofert i zwiększają ryzyko odwołań.
Cztery filary skutecznego zapytania ofertowego
Profesjonalne zapytanie ofertowe powinno opierać się na czterech spójnych elementach: OPZ, warunkach udziału, kryteriach oceny ofert i Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)
Zgodnie z art. 99 PZP przedmiot zamówienia należy opisać jednoznacznie i wyczerpująco, bez używania nazw własnych, chyba że jest to uzasadnione i wskazano równoważność.
Dobry OPZ precyzyjnie definiuje parametry techniczne, funkcjonalne i jakościowe przedmiotu zamówienia.
Warunki udziału w postępowaniu
Na mocy art. 112 PZP Zamawiający może określić warunki dotyczące zdolności technicznej, finansowej i zawodowej wykonawcy. Warunki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, a ich uzasadnienie powinno znaleźć się w protokole postępowania.
Kryteria oceny ofert
Art. 242 PZP nakazuje, by kryteria oceny ofert były powiązane z przedmiotem zamówienia i umożliwiały wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.
Najczęstszy błąd to przypisywanie kryterium ceny zbyt dużej wagi. Dobrym rozwiązaniem jest równowaga między ceną, jakością i funkcjonalnością.
Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ)
SWZ to dokument regulujący kwestie formalne i proceduralne. Zgodnie z art. 134 ust. 2 PZP powinna zawierać wszystkie elementy niezbędne do prowadzenia postępowania: opis przedmiotu, warunki udziału, kryteria oceny, sposób komunikacji, terminy, wymagania dotyczące zabezpieczenia wykonania umowy oraz informacje o środkach ochrony prawnej.
Wymiar formalno-prawny i obowiązki Zamawiającego
Zapytanie ofertowe musi być zgodne z ustawą PZP w zakresie jawności i równego traktowania wykonawców.
Art. 284 PZP przyznaje wykonawcom prawo do wystąpienia o wyjaśnienie treści SWZ i dokumentacji postępowania.
Zamawiający ma obowiązek publikować odpowiedzi w sposób jednolity dla wszystkich uczestników.
Zgodnie z art. 137 PZP SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem o zamówieniu i pozostawać publicznie dostępna przez cały czas trwania postępowania.
Jak uniknąć błędów przy tworzeniu zapytania ofertowego
- Aktualizuj wzory OPZ i SWZ przy każdej nowelizacji ustawy.
- Upewnij się, że opis przedmiotu zamówienia nie ogranicza konkurencji.
- Ustal warunki udziału proporcjonalne do skali zamówienia.
- Dostosuj kryteria oceny do celów zamówienia, nie tylko do ceny.
- Upewnij się, że projekt umowy i SWZ są spójne i nie zawierają sprzecznych zapisów.
- Włącz weryfikację dokumentacji przez drugiego eksperta – najlepiej spoza zespołu opracowującego.
Praktyczne przykłady poprawnych zapisów OPZ
Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest dostawa 30 laptopów o parametrach nie gorszych niż procesor Intel i5 13. generacji, 16 GB RAM, dysk SSD 512 GB.”
→ zapewnia równoważność i neutralność technologiczną.
Przykład błędnego zapisu:
„Dostawa laptopów Dell Latitude z procesorem i5.”
→ narusza zasadę konkurencyjności (art. 99 ust. 4 PZP).
Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 3 dniowego szkolenia dla 25 pracowników z zakresu zamówień publicznych. Program szkolenia musi obejmować co najmniej tematy: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, procedury odwoławcze. Wykonawca zapewnia materiały szkoleniowe, sala i sprzęt mogą być jego własne lub wynajęte.”
Przykład błędnego zapisu:
„Zamawiający wymaga realizacji szkolenia przez firmę ABC Szkolenia Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, z wykorzystaniem materiałów opracowanych przez ABC Szkolenia.”
→ narusza zasadę konkurencyjności (art. 99 ust. 4 PZP).
Przykład dobrego opisu przedmiotu zamówienia:
„Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i realizacja kampanii informacyjnej promującej projekt finansowany ze środków UE, obejmującej co najmniej 3 kanały komunikacji: media społecznościowe, materiały drukowane i wydarzenie lokalne. Kampania musi być zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczeń UE.”
Przykład błędnego zapisu:
„Zamawiający zleca przygotowanie kampanii reklamowej na Facebooku i Instagramie z wykorzystaniem usług Meta Business Manager oraz firmy XYZ Media.”
→ narusza zasadę równego traktowania i ogranicza dostęp innych wykonawców, którzy mogą zaproponować równoważne narzędzia.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy zapytanie ofertowe jest obowiązkowe poniżej progu PZP?
Nie, ale zaleca się jego stosowanie w celu zachowania przejrzystości i dokumentowania wydatkowania środków publicznych.
Czy zapytanie ofertowe musi być publikowane w BZP?
Tylko wtedy, gdy jego wartość przekracza próg określony w art. 11 ust. 8 PZP. Dla mniejszych postępowań wystarczy publikacja na stronie Zamawiającego.
Jak długo można odpowiadać na zapytanie ofertowe?
Minimalny termin powinien być proporcjonalny do złożoności przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zasadą równego traktowania (art. 16 PZP) wykonawcy muszą mieć wystarczający czas na przygotowanie oferty.
Czy można poprawić zapytanie po publikacji?
Tak, ale każda zmiana wymaga opublikowania korekty oraz ewentualnego przedłużenia terminu składania ofert.
Źródła prawne i polecane materiały
- Ustawa z 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605)
- Ustawa z 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy PZP
- Urząd Zamówień Publicznych
Podsumowanie
Skuteczne zapytanie ofertowe to nie tylko dobrze napisany dokument, lecz przede wszystkim narzędzie zarządzania ryzykiem prawnym i finansowym.
Zgodność z ustawą PZP, przejrzysta struktura OPZ i SWZ oraz właściwe kryteria oceny ofert stanowią podstawę sukcesu postępowania.
