Jak przygotować SWZ zgodnie z PZP 2025

Praktyczny przewodnik dla Zamawiających

Wprowadzenie

W 2025 roku rozpoczęto wdrażanie nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych (z 21 maja i 25 lipca 2025 r.), z których część przepisów wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2026 r. W związku z tym Zamawiający muszą przygotowywać SWZ w sposób bardziej przejrzysty i logiczny. Dlatego też, ustawa ta wprowadza zmiany, które wpływają na sposób przygotowania Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Dokument, który przez lata był formalnością, staje się dziś narzędziem zarządzania ryzykiem i przejrzystością postępowania.

Z praktyki Ekspert OPZ wynika, że dobrze przygotowana SWZ to nawet 80% sukcesu postępowania. Pozwala uniknąć odwołań, nieporozumień z wykonawcami i niepotrzebnych korekt.

Czym jest SWZ i dlaczego ma tak duże znaczenie

SWZ to dokument, który opisuje, czego Zamawiający potrzebuje, w jakich warunkach i jak zamierza wybrać wykonawcę. Co więcej, od jakości SWZ zależy cały przebieg postępowania – to ona nadaje mu logikę i tempo.

Oznacza to, że nowe przepisy wymagają, by SWZ była dokumentem przejrzystym, kompletnym i logicznym. Wskazuje na rosnące znaczenie przejrzystości dokumentacji – Zamawiający powinien przygotować uzasadnienie wyboru trybu i opisać ryzyka realizacyjne, jednak obowiązek publikacji „matrycy ryzyk” będzie obowiązywać dopiero po wejściu w życie nowelizacji (1 stycznia 2026 r.).

Ekspert OPZ doradza: traktuj SWZ jak plan projektu – im lepiej zaprojektowany, tym mniej problemów w trakcie realizacji.

Nowelizacja Prawa zamówień publicznych 2025

Nowelizacja Prawa zamówień publicznych 2025 wdraża część założeń dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE dotyczącej przejrzystości i digitalizacji procedur przetargowych. Zmiany mają na celu zwiększenie jawności, ujednolicenie standardów dokumentacji i wzmocnienie obowiązku analizy ryzyk na etapie planowania postępowania. W polskiej ustawie pojawiły się m.in. doprecyzowania w art. 133–137 PZP (opis przedmiotu, kryteria oceny ofert, warunki udziału w postępowaniu) oraz planowany wymóg opracowania matrycy ryzyk i uzasadnienia wyboru trybu. UZP zapowiedział również wdrożenie standardu e-SWZ, czyli cyfrowego formatu dokumentacji, który ma zostać wprowadzony po 2026 roku, na tym etapie jest to projekt pilotażowy, a nie obowiązek ustawowy, który ma ułatwić Zamawiającym prowadzenie i archiwizację postępowań w formie cyfrowej.

Wniosek: zmiany legislacyjne łączą prawo unijne z praktyką krajową – SWZ ma być dokumentem nie tylko zgodnym z ustawą, lecz także transparentnym, cyfrowym i łatwym do audytu.

Jak przygotować SWZ krok po kroku

Opisz potrzeby i przedmiot zamówienia
Pierwszy krok to zrozumienie, czego naprawdę potrzebuje jednostka. Analiza potrzeb i konsultacje wewnętrzne pozwalają uniknąć ogólnych zapisów, które później rodzą problemy interpretacyjne.
Przykład: zamiast „system informatyczny”, opisz „modułowy system ewidencji z możliwością integracji z ePUAP”. Im precyzyjniej, tym mniej odwołań i pytań od wykonawców.

Zbuduj matrycę ryzyk
Planowana nowelizacja PZP 2025 wprowadzi obowiązek określania ryzyk związanych z realizacją zamówienia, przepis wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r. Do tego czasu Zamawiający mogą stosować matrycę ryzyk jako dobrą praktykę rekomendowaną przez UZP. W praktyce oznacza to prostą tabelę, w której Zamawiający wskazuje, co może pójść nie tak i jak temu przeciwdziałać.
Przykład: „ryzyko opóźnienia dostaw – wymóg kary umownej 0,5% dziennie”. To proste narzędzie, które chroni przed błędami i sporami.

Określ kryteria oceny ofert
W 2025 roku większy nacisk położono na kryteria pozacenowe – jakość, doświadczenie, innowacyjność czy wpływ środowiskowy. Dlatego też, warto opisać, jak będą oceniane i dlaczego.
Przykład: „Za wdrożenie podobnych projektów w jednostkach samorządowych – 20 punktów”. Jasne kryteria to mniej wątpliwości i większe zaufanie wykonawców.

Uzupełnij klauzule RODO, cyberbezpieczeństwa i ESG
W zamówieniach finansowanych ze środków UE i KPO stosowanie klauzul RODO oraz cyberbezpieczeństwa wynika z wytycznych instytucji finansujących i rozporządzeń KRI – nie jest to jednak obowiązek ustawowy dla każdego postępowania w rozumieniu PZP. Warto jednak stosować je również w mniejszych postępowaniach.
Zapisz jasno, jak dane będą chronione, kto ma dostęp do systemów, jakie są procedury reagowania na incydenty.
Dobrze przygotowane klauzule zwiększają bezpieczeństwo Zamawiającego i wykonawcy.

Dokumentuj wszystkie zmiany i uzasadnienia
Każda modyfikacja SWZ, nawet kosmetyczna, musi być zapisana i opublikowana. Nowe przepisy wymagają przejrzystości, dlatego warto prowadzić rejestr zmian.
Przykład: aktualizacja terminu realizacji z powodu opóźnienia KPO.
Uzasadnienie zmian chroni Zamawiającego przed zarzutem naruszenia zasad równego traktowania wykonawców.

Ekspert OPZ doradza: potraktuj przygotowanie SWZ jak projekt wewnętrzny. Im lepiej zaplanujesz etapy, tym sprawniej przeprowadzisz postępowanie i ograniczysz ryzyko błędów proceduralnych.

Najczęstsze błędy w SWZ i jak ich uniknąć

Z doświadczenia Ekspert OPZ wynika, że błędy w SWZ wynikają częściej z pośpiechu niż z braku wiedzy.
Do najczęstszych należą:

zbyt ogólne opisy,
kryteria oceny bez uzasadnienia,
nieaktualne klauzule RODO,
niespójność między OPZ i SWZ,
brak dokumentacji zmian w toku postępowania.

W zwiazku z tym, aby ich uniknąć:

stosuj aktualne wzory UZP,
powołuj się na orzecznictwo KIO,
zaplanuj audyt SWZ jeszcze przed publikacją ogłoszenia.

Ekspert OPZ doradza: potraktuj audyt SWZ jako standard – pozwoli uniknąć odwołań i błędów proceduralnych.

Co zmienia nowelizacja PZP 2025

Nowe przepisy wdrażają europejskie wytyczne dotyczące przejrzystości i cyfryzacji postępowań, co prowadzi do zmian dla Zamawiających:

zapowiedź wprowadzenia matrycy ryzyk oraz doprecyzowanie sposobu opisu kryteriów oceny (ofert), które staną się obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r.,
rozszerzenie jawności dokumentów postępowania,
dopuszczenie cyfrowych załączników (eSWZ),
większe znaczenie audytów prewencyjnych.

W związku z tym SWZ powinna być spójna z dokumentacją projektową i zrozumiała dla wykonawców. Dlatego też przejrzystość staje się teraz głównym miernikiem jakości dokumentacji.

Audyt SWZ – jak sprawdzić poprawność dokumentu

Audyt SWZ nie jest obowiązkowy na gruncie ustawy PZP, ale jest coraz częściej zalecany przez UZP oraz instytucje zarządzające funduszami UE jako dobra praktyka prewencyjna. Jest ważny, ponieważ pozwala wykryć błędy, zanim zrobi to wykonawca lub KIO.
Z tego powodu powinien obejmować:

zgodność z przepisami i wytycznymi UZP,
kompletność zapisów,
spójność z OPZ i umową,
ocenę ryzyk proceduralnych i finansowych.

Ekspert OPZ doradza: wykonaj audyt przed publikacją – w większości przypadków pozwala on uniknąć problemów na etapie oceny ofert.

przeczytaj o Audycie

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kto odpowiada za przygotowanie SWZ?
Za opracowanie SWZ odpowiada Zamawiający. Dlatego w praktyce dokument przygotowuje zespół zamówień publicznych przy wsparciu kierowników referatów merytorycznych. Coraz częściej JST korzystają też z doradców zewnętrznych, którzy weryfikują dokument pod kątem zgodności z PZP i orzecznictwem KIO.
Ile czasu zajmuje przygotowanie SWZ?
Średni czas to 3-6 tygodni. To zależy od złożoności przedmiotu zamówienia i liczby interesariuszy. Warto zarezerwować przynajmniej tydzień na audyt wewnętrzny lub zewnętrzny. Zbyt szybkie przygotowanie dokumentacji zwiększa ryzyko błędów i konieczności późniejszych zmian.
Czy SWZ musi zawierać analizę ryzyk?
Analiza ryzyk zostanie wprowadzona jako element obowiązkowy po wejściu w życie nowelizacji PZP (1 stycznia 2026 r.). Obecnie stanowi dobrą praktykę zalecaną przez UZP i Komisję Europejską dla postępowań finansowanych z funduszy UE. Ponadto, powinna wskazywać możliwe problemy w realizacji zamówienia oraz środki ich ograniczania. Nawet prosta matryca ryzyk pomaga uniknąć nieporozumień między stronami i ułatwia kontrolę projektu.
Co zrobić, gdy trzeba zmienić SWZ po publikacji?
Zmiany w SWZ są dopuszczalne, ale muszą być uzasadnione i jawne. Dlatego też, każdą aktualizację należy opublikować w BZP lub TED z wyjaśnieniem przyczyn. Przykład: korekta błędu w terminie realizacji lub modyfikacja kryteriów oceny ofert po konsultacji z UZP. Brak dokumentacji zmian może stanowić naruszenie zasad przejrzystości.
Czy audyt SWZ jest obowiązkowy?
Nie jest formalnie wymagany przez PZP, ale zalecany przez UZP i Komisję Europejską, szczególnie w projektach UE i KPO. Audyt warto traktować jako narzędzie wewnętrznej kontroli zgodności z art. 17 i 83 PZP (zasada równego traktowania i analiza potrzeb). Audyt pozwala wychwycić błędy, nieścisłości i ryzyka przed ogłoszeniem przetargu. W praktyce oszczędza czas i minimalizuje ryzyko odwołań wykonawców.
Jak połączyć SWZ z OPZ, aby uniknąć sprzeczności?
SWZ i OPZ muszą być spójne – pierwszy określa warunki i kryteria postępowania, drugi opisuje techniczne wymagania. Niespójność między nimi to jedna z głównych przyczyn odwołań. W zwiazku z tym warto, by te dokumenty były przygotowywane równolegle i wzajemnie weryfikowane przez ten sam zespół.

Zakończenie

Podsumowując, nowelizacja PZP 2025 kładzie nacisk na większą przejrzystość i logikę dokumentacji przetargowej, a pełne wejście w życie jej kluczowych przepisów nastąpi z dniem 1 stycznia 2026 r. Oznacza to, że SWZ ma być narzędziem zarządzania, a nie tylko formalnością.