Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to jeden z najważniejszych etapów cyklu zakupowego w sektorze publicznym. Od jakości zaplanowania tego procesu zależy bezpieczeństwo prawne, płynność finansowa i skuteczność całego przedsięwzięcia.
Zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.) proces przygotowania postępowania obejmuje kilka faz – od analizy potrzeb po publikację ogłoszenia i udostępnienie Specyfikacji Warunków Zamówienia. Całość, w zależności od złożoności i wartości zamówienia, trwa przeciętnie od 15 do 45 dni roboczych.
Etap analizy potrzeb i planowania (od 5 dni roboczych)
Pierwszym krokiem jest identyfikacja potrzeb Zamawiającego i określenie, czy planowane zamówienie jest zasadne, efektywne i zgodne z budżetem.
Zgodnie z art. 83 PZP Zamawiający ma obowiązek dokonać analizy potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania.
W praktyce obejmuje to:
- analizę celów projektu i jego uzasadnienia,
- określenie wartości szacunkowej,
- weryfikację dostępnych środków finansowych,
- określenie, czy zamówienie może być podzielone na części.
Efektem tego etapu jest notatka z analizy potrzeb, stanowiąca podstawę do opracowania OPZ.
Opracowanie opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) (5–10 dni roboczych)
Opis przedmiotu zamówienia (art. 99 PZP) musi być przygotowany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, aby zapewnić uczciwą konkurencję i porównywalność ofert.
Na tym etapie powstają:
- wymagania techniczne i funkcjonalne,
- kryteria jakościowe,
- parametry równoważności,
- wstępny harmonogram realizacji.
Dobrze opracowany OPZ ogranicza liczbę pytań wykonawców, przyspiesza postępowanie i minimalizuje ryzyko odwołań.
Przygotowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) (3–7 dni roboczych)
Specyfikacja Warunków Zamówienia (art. 134 ust. 2 PZP) to dokument, który opisuje wszystkie aspekty proceduralne postępowania.
Zawiera:
- warunki udziału w postępowaniu (art. 112 PZP),
- kryteria oceny ofert (art. 242 PZP),
- sposób komunikacji z wykonawcami,
- terminy składania ofert,
- projekt umowy wraz z załącznikami,
- informacje o środkach ochrony prawnej.
SWZ musi być udostępniona wraz z ogłoszeniem (art. 137 PZP) i dostępna przez cały czas trwania postępowania.
Weryfikacja formalna i zatwierdzenie dokumentacji (2–5 dni roboczych)
Zanim dokumenty zostaną opublikowane, muszą przejść weryfikację prawną i merytoryczną.
Celem jest potwierdzenie, że wszystkie zapisy są zgodne z obowiązującym PZP i wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego.
W praktyce ten etap obejmuje:
- kontrolę kompletności OPZ, SWZ i projektu umowy,
- zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub komisję,
- archiwizację wersji dokumentów.
Publikacja ogłoszenia i rozpoczęcie postępowania (1–2 dni robocze)
Po zatwierdzeniu dokumentacji następuje publikacja ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej – w zależności od wartości zamówienia.
Zgodnie z art. 130–132 PZP terminy minimalne składania ofert wynoszą od 15 dni roboczych (dla prostych postępowań krajowych) do 30 dni kalendarzowych (dla postępowań unijnych).
Od tego momentu rozpoczyna się faza pytań wykonawców i ewentualnych modyfikacji SWZ.
Orientacyjny harmonogram przygotowania postępowania
- Analiza potrzeb. Określenie celu i wartości zamówienia 5–12 dni
- Opracowanie OPZ. Opis funkcjonalny i techniczny 5–10 dni
- Przygotowanie SWZ. Warunki udziału, kryteria oceny, projekt umowy 3–7 dni
- Weryfikacja dokumentacji. Kontrola formalna i zatwierdzenie 2–5 dni
- Publikacja ogłoszenia BZP lub TED (UE) 1–2 dni
Łącznie Średni czas przygotowania postępowania 15–45 dni roboczych
Dobre praktyki
- angażuj ekspertów merytorycznych już na etapie analizy potrzeb,
- weryfikuj spójność OPZ i SWZ z projektem umowy,
- korzystaj z wcześniejszych doświadczeń (postępowań podobnych),
- każdą modyfikację dokumentacji dokumentuj w protokole postępowania,
- zapewnij dwustopniową kontrolę: prawną i merytoryczną.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy przygotowanie zamówienia publicznego można skrócić poniżej 15 dni?
Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy zachodzą przesłanki pilności określone w art. 294 PZP.
Jak długo ważna jest analiza potrzeb?
Nie ma ustawowego terminu, ale powinna być aktualizowana co najmniej raz w roku lub przed rozpoczęciem każdego dużego postępowania.
Kiedy należy publikować ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym UE?
Jeżeli wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w rozporządzeniu Komisji Europejskiej (obecnie ok. 140 000 euro dla dostaw i usług).
Czy można prowadzić równolegle kilka analiz potrzeb?
Tak, jeżeli dotyczą odrębnych projektów lub zadań budżetowych – każda powinna zakończyć się osobną notatką.
Źródła prawne
Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605)
Podsumowanie
Proces przygotowania zamówienia publicznego wymaga planowania, współpracy i znajomości procedur.
Minimalny czas to około 15 dni roboczych dla prostych postępowań, ale w praktyce większość przygotowań trwa 30–45 dni.
Im lepiej opracowane OPZ i SWZ, tym krótszy i bezpieczniejszy etap oceny ofert.
