W praktyce OPZ bardzo często przygotowuje dział IT lub zewnętrzny wykonawca, ale odpowiedzialność prawna zawsze pozostaje po stronie Zamawiającego. Pytanie kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych przesądza o tym, czy Zamawiający będzie w stanie skutecznie rozliczyć wykonawcę i obronić swoje decyzje. Opis Przedmiotu Zamówienia nie jest formalnym załącznikiem do przetargu ani technicznym opisem „tego, co chcemy kupić”. To dokument, który w praktyce przesądza o tym, czy Zamawiający będzie w stanie wyegzekwować realizację umowy, obronić swoje decyzje i uniknąć sporów po wyborze wykonawcy.
Dlatego pytanie kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych nie jest organizacyjnym detalem. To pytanie o odpowiedzialność.
W skrócie: kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych
OPZ w zamówieniach publicznych przygotowuje Zamawiający i to on ponosi pełną odpowiedzialność za jego treść.
W praktyce dokument może być konsultowany z działem IT, prawnikami lub ekspertami zewnętrznymi, ale odpowiedzialność za skutki zapisów OPZ nie przechodzi na żaden z tych podmiotów.
To Zamawiający odpowiada za to, czy zapisy są wykonalne, mierzalne i możliwe do rozliczenia w trakcie realizacji umowy.
Kto formalnie odpowiada za OPZ
Z punktu widzenia prawa odpowiedź jest jednoznaczna: odpowiedzialność za OPZ zawsze spoczywa na Zamawiającym.
Nie na wykonawcy.
Nie na dostawcy technologii.
Nie na firmie, która „pomogła opisać przedmiot zamówienia”.
To Zamawiający:
- opisuje potrzeby,
- definiuje wymagania,
- ponosi konsekwencje ich nieprecyzyjnego sformułowania.
W praktyce oznacza to, że każdy błąd w OPZ – brak mierzalności, sprzeczne zapisy, zbyt ogólne wymagania – wraca później do Zamawiającego przy odbiorach, sporach lub kontrolach. OPZ nie jest dokumentem, którego skutki można „przerzucić” na kogoś innego.
Dlaczego OPZ w zamówieniach publicznych nie jest rolą działu IT
W wielu urzędach OPZ trafia do działu IT z prostego powodu: „to sprawa techniczna”. Problem polega na tym, że OPZ nie jest dokumentem technicznym.
Dział IT:
- zna technologie,
- zna systemy,
- zna rozwiązania dostępne na rynku.
Ale OPZ wymaga czegoś innego:
- rozumienia ryzyk kontraktowych,
- przewidywania konsekwencji zapisów,
- myślenia o odbiorach, karach, sporach i odpowiedzialności Zamawiającego.
W praktyce pytanie kto przygotowuje OPZ w zamówieniach publicznych sprowadza się nie do struktury organizacyjnej urzędu, lecz do tego, kto bierze odpowiedzialność za skutki zapisów w całym cyklu zamówienia.
To szczególnie dobrze widać w obszarze cyberbezpieczeństwa w gminach i urzędach, gdzie pozornie poprawne wymagania techniczne nie dają Zamawiającemu realnych narzędzi egzekucyjnych w trakcie realizacji umowy.
Skala ryzyk związanych z bezpieczeństwem systemów publicznych jest regularnie opisywana w oficjalnych komunikatach instytucji państwowych, w tym przez CERT Polska.
Jakich kompetencji wymaga przygotowanie OPZ w zamówieniach publicznych
Dobrze przygotowany OPZ nie powstaje z checklisty ani przez kopiowanie wcześniejszych dokumentów. Wymaga połączenia kilku perspektyw:
- znajomości rynku – co jest realne, dostępne i wykonalne,
- rozumienia PZP – gdzie kończy się opis potrzeb, a zaczyna ryzyko naruszeń,
- doświadczenia wdrożeniowego – jak zapisy zadziałają w praktyce,
- myślenia egzekucyjnego – co da się jednoznacznie odebrać, zmierzyć i rozliczyć.
Bez tego OPZ staje się dokumentem „na przetarg”, a nie narzędziem ochrony interesu Zamawiającego.
Co się dzieje, gdy OPZ pisze „każdy”
Najczęstsze problemy nie wynikają ze złej woli, lecz z rozproszenia odpowiedzialności. OPZ powstaje:
- częściowo w IT,
- częściowo u prawnika,
- częściowo przez kopiowanie wcześniejszych postępowań.
Efekt:
- wymagania są niespójne,
- zapisy dają się interpretować na wiele sposobów,
- Zamawiający traci możliwość realnego egzekwowania jakości lub terminów.
To dokładnie te sytuacje, które później wracają jako błędy w OPZ kosztujące Zamawiających czas, pieniądze i nerwy. To właśnie takie sytuacje najczęściej prowadzą do błędów w OPZ, które ujawniają się dopiero na etapie realizacji umowy lub kontroli.
Kiedy warto sięgnąć po wsparcie zewnętrzne
Nie każde postępowanie wymaga wsparcia z zewnątrz. Są jednak sytuacje, w których ryzyko po stronie Zamawiającego jest na tyle wysokie, że OPZ nie powinien powstawać wyłącznie wewnętrznie:
- gdy przedmiot zamówienia jest złożony lub nietypowy,
- gdy skutki błędów będą trudne do naprawienia po podpisaniu umowy,
- gdy OPZ dotyczy obszarów wrażliwych, takich jak bezpieczeństwo, systemy krytyczne czy długoterminowe utrzymanie.
W takich przypadkach OPZ przestaje być formalnością. Staje się narzędziem zarządzania ryzykiem.
OPZ jako realna ochrona Zamawiającego
Dobrze przygotowany OPZ:
- porządkuje odpowiedzialność,
- ogranicza pole do sporów,
- pozwala realnie rozliczyć wykonawcę,
- chroni Zamawiającego nie tylko w dniu przetargu, ale przez cały okres realizacji umowy.
Jeżeli OPZ ma faktycznie pełnić tę rolę, warto spojrzeć na niego nie jak na dokument techniczny, lecz jak na fundament całego postępowania.
