OPZ Ekspert

Cel Pakietu: Dostarczenie Państwa Instytucji kompletnego, profesjonalnie przygotowanego i zgodnego z przepisami Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ), stanowiącego solidną podstawę dla skutecznego i efektywnego postępowania przetargowego w dziedzinie nowoczesnych technologii (IT) lub skutecznej promocji (marketingu).

Dla Kogo Jest Ten Pakiet? Pakiet „OPZ Ekspert” jest idealnym rozwiązaniem dla Podmiotów Zamawiających, które:

• Potrzebują rzetelnie opracowanego OPZ dla postępowań w specjalistycznych branżach (IT, cyberbezpieczeństwo, marketing, reklama).
• Dysponują zasobami do samodzielnego przeprowadzenia pozostałych etapów postępowania, ale chcą mieć pewność, że kluczowy dokument, jakim jest OPZ, zostanie przygotowany przez doświadczonego eksperta.
• Chcą zminimalizować ryzyko błędów formalnych i niejasności w opisie przedmiotu zamówienia.
• Cenią sobie precyzję, zgodność z prawem i najlepsze praktyki rynkowe w obszarze nowoczesnych technologii i marketingu.

Szczegółowy Zakres Usług:

1. Wstępna Konsultacja: Dokładne omówienie (online/telefoniczne) Państwa potrzeb, celów zamówienia oraz specyfiki projektu.
2. Analiza Materiałów: Weryfikacja dostarczonych przez Zamawiającego dokumentów wyjściowych, wymagań wstępnych i uwarunkowań.
3. Opracowanie Projektu OPZ: Przygotowanie profesjonalnego projektu Opisu Przedmiotu Zamówienia, w pełni zgodnego z aktualnym Prawem Zamówień Publicznych oraz specyfiką branżową (IT, cyberbezpieczeństwo, marketing, reklama), z naciskiem na klarowność i efektywność.
4. Zapewnienie Zgodności: Uwzględnienie w OPZ zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości postępowania.
5. Propozycja Elementów Kryteriów Oceny Ofert: Sugestie dotyczące kluczowych aspektów opisu kryteriów oceny ofert, które są bezpośrednio powiązane z OPZ i najlepiej odzwierciedlają potrzeby Zamawiającego.
6. Jedna Tura Poprawek: Możliwość wprowadzenia jednej tury modyfikacji i poprawek do projektu OPZ na podstawie Państwa uwag i sugestii.
7. Przekazanie Finalnego OPZ: Dostarczenie ostatecznej, zaakceptowanej wersji Opisu Przedmiotu Zamówienia w edytowalnym formacie (np. .docx).

Kluczowe Korzyści:

Minimalizacja Ryzyka: Precyzyjny i jednoznaczny OPZ znacząco redukuje ryzyko zapytań, protestów i odwołań..

Profesjonalizm i Zgodność: Otrzymują Państwo OPZ przygotowany przez eksperta, zgodny z najwyższymi standardami i obowiązującym prawem.

Oszczędność Czasu: Zlecenie przygotowania OPZ specjaliście pozwala pracownikom Państwa Instytucji skupić się na innych kluczowych zadaniach.

OPZ Ekspert & Consulting

Cel Pakietu: Kompleksowe przygotowanie Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ) wraz z eksperckim wsparciem doradczym na etapie planowania, przygotowania postępowania, a także pomoc merytoryczna podczas oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej z nich. Zapewnienie optymalnych rozwiązań i strategicznego podejścia do Państwa przetargu, szczególnie w obszarach nowoczesnych technologii i skutecznej promocji, od początku do kluczowego etapu wyboru wykonawcy.

Dla Kogo Jest Ten Pakiet? Pakiet „OPZ Ekspert & Consulting” jest przeznaczony dla Podmiotów Zamawiających, które:

• Oczekują nie tylko profesjonalnego OPZ, ale również strategicznego doradztwa i wsparcia w zdefiniowaniu optymalnych parametrów zamówienia w obszarze nowoczesnych technologii (IT) lub skutecznej promocji (marketingu).
• Chcą skorzystać z wiedzy eksperta przy określaniu warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert, a następnie przy merytorycznej ocenie złożonych propozycji, aby jak najlepiej zabezpieczyć interesy Zamawiającego.
• Potrzebują wsparcia w analizie potrzeb i precyzyjnym zdefiniowaniu celów zamówienia.
• Dążą do maksymalizacji efektywności postępowania i wyboru rzeczywiście najkorzystniejszej oferty, opierając się na eksperckiej analizie.

Szczegółowy Zakres Usług (obejmuje wszystkie elementy Pakietu 1 oraz dodatkowo):

1. Rozszerzona Analiza Potrzeb: Pogłębiona analiza celów Zamawiającego, wsparcie w precyzyjnym zdefiniowaniu oczekiwanych rezultatów oraz kluczowych wskaźników sukcesu zamówienia.
2. Eksperckie Doradztwo Branżowe: Pomoc w identyfikacji i doborze optymalnych parametrów technicznych, funkcjonalnych, jakościowych lub wymagań specyficznych dla branży nowoczesnych technologii (IT, w tym cyberbezpieczeństwo) lub skutecznej promocji (marketing).
3. Wsparcie w Szacowaniu Wartości Zamówienia: Merytoryczna pomoc przy szacowaniu wartości zamówienia, w oparciu o przygotowywany OPZ oraz dostępne dane rynkowe.
4. Rekomendacje Dotyczące Warunków i Kryteriów: Przygotowanie propozycji warunków udziału w postępowaniu oraz pełnych kryteriów oceny ofert, które skutecznie zabezpieczą interesy Państwa Instytucji i pozwolą wybrać najkorzystniejszą ofertę.
5. Wsparcie Merytoryczne w Ocenie Ofert:
   • Doradztwo dla komisji przetargowej w zakresie interpretacji i zastosowania kryteriów oceny ofert.
   • Pomoc w analizie złożonych ofert pod kątem ich zgodności z OPZ i wymaganiami SWZ.
   • Wsparcie w identyfikacji potencjalnych niejasności w ofertach i formułowaniu zapytań o wyjaśnienia do wykonawców.
   • Merytoryczna pomoc w procesie podejmowania decyzji o wyborze najkorzystniejszej oferty (bez przejmowania roli komisji przetargowej).
6. Pakiet Konsultacji Eksperckich: Dostęp do określonej liczby godzin (pakiet 3 godzin) konsultacji online z ekspertem, obejmujących zagadnienia związane z przygotowywanym OPZ, specyfikacją warunków zamówienia, przebiegiem postępowania oraz procesem oceny ofert.
7. Dwie Tury Poprawek: Możliwość wprowadzenia dwóch tur modyfikacji i poprawek do projektu OPZ.

Kluczowe Korzyści:

Optymalizacja Zasobów i Procesu: Wsparcie eksperta na wczesnym etapie oraz podczas oceny ofert pozwala uniknąć kosztownych błędów, nieefektywnych rozwiązań i usprawnia proces decyzyjny.

Strategiczne Podejście i Bezpieczeństwo Decyzji: Zyskują Państwo nie tylko dokument, ale kompleksowe doradztwo pozwalające na optymalne przygotowanie całego postępowania oraz wsparcie w kluczowym momencie wyboru wykonawcy.

Większa Pewność Wyboru Najlepszej Oferty: Precyzyjnie zdefiniowane kryteria i warunki, wsparte ekspercką pomocą w ocenie ofert, zwiększają szansę na wybór najlepszego wykonawcy i osiągnięcie celów zamówienia.

Kompleksowe Wsparcie Przetargowe: Marketing i Reklama

Cel Pakietu: Zapewnienie Państwa Instytucji pełnego, specjalistycznego wsparcia na każdym etapie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi skutecznej promocji (marketingowe i reklamowe) – od głębokiej analizy potrzeb, przez precyzyjny OPZ, aż po kluczowe aspekty umowy i wsparcie w wyborze wykonawcy.

Dla Kogo Jest Ten Pakiet? Pakiet ten jest dedykowany Podmiotom Zamawiającym, które:

• Planują złożone lub strategicznie ważne projekty marketingowe lub reklamowe i potrzebują kompleksowego wsparcia eksperta znającego specyfikę tej branży w kontekście zamówień publicznych.
• Chcą mieć pewność, że każdy element postępowania – od definicji celów, przez OPZ, kryteria oceny, aż po wsparcie w ocenie ofert – będzie przygotowany na najwyższym poziomie, maksymalizując szansę na sukces kampanii i efektywną promocję.
• Poszukują partnera, który nie tylko przygotuje dokumentację, ale także pomoże zrozumieć rynek usług marketingowych i wybrać najlepsze dostępne rozwiązania.
• Stawiają na innowacyjne i efektywne działania promocyjne, wymagające specjalistycznej wiedzy.

Szczegółowy Zakres Usług (obejmuje wszystkie elementy Pakietu 2, ale z pełnym ukierunkowaniem na specyfikę branży marketingowej i reklamowej, oraz dodatkowo):

1. Specjalistyczna Analiza Potrzeb Marketingowych Zamawiającego:
   • Dogłębne zrozumienie celów strategicznych Państwa Instytucji w obszarze promocji i komunikacji.
   • Pomoc w precyzyjnym zdefiniowaniu grup docelowych kampanii.
   • Określenie kluczowych przekazów marketingowych.
   • Wsparcie w ustaleniu mierzalnych wskaźników efektywności (KPIs) dla planowanych działań.
2. Doradztwo w Zakresie Specyfiki OPZ dla Usług Marketingowych i Reklamowych:
   • Opracowanie OPZ uwzględniającego najnowsze trendy, narzędzia i kanały marketingowe (np. kampania telewizyjna, sponsoringowa, kampania radiowa, digital marketing, social media, influencer marketing, content marketing, kampanie outdoorowe, produkcja materiałów audio-wizualnych, ) dla zapewnienia skutecznej, efektywnej promocji.
   • Uwzględnienie w OPZ kwestii praw autorskich, licencji na wykorzystanie materiałów, ochrony danych osobowych (RODO) w kontekście działań marketingowych.
3. Wsparcie w Przygotowaniu Kryteriów Oceny Ofert Specyficznych dla Marketingu:
   • Doradztwo w zakresie formułowania kryteriów pozwalających na ocenę portfolio, doświadczenia zespołu projektowego, koncepcji kreatywnych (jeśli dopuszczalne i adekwatne), strategii mediowej oraz innowacyjności proponowanych rozwiązań.
4. Pomoc w Przygotowaniu Założeń do Briefu Kreatywnego/Projektowego: Wsparcie w opracowaniu dokumentu, który precyzyjnie przedstawi wykonawcom oczekiwania Zamawiającego (jeśli stanowi element postępowania).
5. Analiza Rynku Agencji Reklamowych/Marketingowych: Wsparcie w rozeznaniu rynku potencjalnych wykonawców oraz identyfikacja ryzyk specyficznych dla tej branży.
6. Konsultacje Dotyczące Kluczowych Zapisów Umowy: Doradztwo w zakresie istotnych postanowień umowy na usługi marketingowe/reklamowe (np. prawa autorskie do dzieł, harmonogramy realizacji, zasady raportowania, warunki płatności, kary umowne).
7. Rozszerzony Pakiet Konsultacji Specjalistycznych: konsultacje online w wymiarze 6 godzin, skoncentrowane wyłącznie na zagadnieniach marketingu i reklamy w zamówieniach publicznych.
8. Trzy Tury Poprawek: Możliwość wprowadzenia do trzech tur modyfikacji i poprawek do projektu OPZ oraz powiązanych dokumentów (np. założeń do briefu).

Kluczowe Korzyści:

Pełne Bezpieczeństwo i Zgodność Postępowania: Gwarancja, że każdy aspekt przetargu na usługi marketingowe będzie zgodny z Prawem Zamówień Publicznych i najlepszymi praktykami branżowymi.

Maksymalizacja Efektywności Działań Marketingowych: Dzięki kompleksowemu podejściu i specjalistycznej wiedzy, Państwa Instytucja zyskuje pewność, że zamówione usługi marketingowe przyniosą oczekiwane rezultaty i zapewnią skuteczną promocję.

Dostęp do Najnowszych Trendów i Rozwiązań: Wsparcie eksperta znającego aktualne trendy w marketingu pozwala na realizację nowoczesnych i skutecznych kampanii.

Nadzór Ekspercki i Audyt Realizacji Umowy

Cel Pakietu: Zapewnienie Państwa Instytucji eksperckiego wsparcia w monitorowaniu prawidłowej realizacji umowy przez wybranego wykonawcę, kontroli zgodności z OPZ i warunkami umowy, oraz przeprowadzenie obiektywnego audytu efektów zrealizowanego zamówienia w obszarze nowoczesnych technologii (IT) lub skutecznej promocji (marketingu).

Dla Kogo Jest Ten Pakiet? Pakiet „Nadzór Ekspercki i Audyt Realizacji Umowy” jest skierowany do Podmiotów Zamawiających, które:

• Chcą mieć pewność, że złożone projekty (szczególnie w IT, cyberbezpieczeństwie lub marketingu) są realizowane zgodnie z ustaleniami i przynoszą oczekiwane rezultaty.
• Potrzebują zewnętrznego, obiektywnego wsparcia w nadzorze nad pracami wykonawcy i weryfikacji jakości świadczonych usług lub dostarczanych produktów.
• Dążą do pełnego rozliczenia projektu i oceny jego efektywności po zakończeniu realizacji.
• Chcą wyciągnąć wnioski z realizowanych zamówień w celu optymalizacji przyszłych postępowań.

Szczegółowy Zakres Usług:

1. Faza Wdrożeniowa do Nadzoru:
   • Szczegółowe zapoznanie się z pełną dokumentacją postępowania (SWZ, OPZ, oferta wybranego wykonawcy, podpisana umowa).
   • Wspólne z Zamawiającym opracowanie planu nadzoru, zdefiniowanie kluczowych punktów kontrolnych oraz wskaźników do monitorowania, adekwatnych do przedmiotu i harmonogramu umowy.
   • Ustalenie zasad komunikacji i częstotliwości raportowania postępów.
2. Bieżące Wsparcie i Kontrola Realizacji Umowy:
   • Monitoring Zgodności: Okresowa lub stała (w zależności od ustaleń) weryfikacja, czy świadczone usługi lub dostarczane produkty są zgodne z zapisami OPZ, ofertą wykonawcy i postanowieniami umowy.
   • Doradztwo Interpretacyjne: Pomoc w interpretacji zapisów umowy i OPZ w przypadku pojawiających się wątpliwości lub sporów między Zamawiającym a wykonawcą.
   • Wsparcie w Odbiorach: Możliwość udziału (jako doradca/obserwator ekspercki) w kluczowych odbiorach częściowych lub końcowych przedmiotu umowy; wsparcie w weryfikacji protokołów odbioru. Usługa dodatkowa
   • Reagowanie na Problemy: Wsparcie w analizie problemów i ryzyk pojawiających się w trakcie realizacji umowy oraz rekomendowanie możliwych działań naprawczych (w granicach doradztwa).
   • Kontrola Dokumentacji: Weryfikacja kluczowej dokumentacji dostarczanej przez wykonawcę w trakcie realizacji projektu (np. raporty z postępu prac, specyfikacje powykonawcze, dokumentacja techniczna).
3. Audyt Realizacji Zamówienia (końcowy lub okresowy):
   • Planowanie Audytu: Zdefiniowanie celów, zakresu i kryteriów audytu w oparciu o OPZ, umowę i oczekiwane rezultaty zamówienia.
   • Przeprowadzenie Czynności Audytowych:
     • Analiza dokumentacji projektowej i powykonawczej.
     • Weryfikacja osiągnięcia kluczowych wskaźników efektywności (KPIs), jeśli były zdefiniowane.
     • Ocena zgodności finalnego produktu/usługi z wymaganiami umowy i OPZ.
     • (Opcjonalnie) Zbieranie informacji zwrotnych od użytkowników końcowych po stronie Zamawiającego.
   • Raport z Audytu: Przygotowanie szczegółowego raportu zawierającego:
     • Opis przeprowadzonych działań audytowych.
     • Ocenę stopnia realizacji celów zamówienia.
     • Identyfikację ewentualnych niezgodności, problemów lub ryzyk.
     • Wnioski i rekomendacje dla Zamawiającego (np. dotyczące odbioru końcowego, ewentualnych roszczeń, usprawnień w przyszłych podobnych zamówieniach).

Kluczowe Korzyści:

Wiedza na Przyszłość: Wnioski z audytu stanowią cenną bazę wiedzy do planowania i realizacji przyszłych, jeszcze bardziej efektywnych zamówień publicznych.ającego aktualne trendy w marketingu pozwala na realizację nowoczesnych i skutecznych kampanii.

Zapewnienie Jakości i Zgodności: Gwarancja, że realizacja umowy przebiega zgodnie z planem, a finalny produkt lub usługa spełnia wszystkie wymagania.

Obiektywna Ocena Efektów: Niezależny audyt dostarcza rzetelnej informacji o skuteczności zrealizowanego zamówienia i stopniu osiągnięcia celów.

Minimalizacja Ryzyka i Optymalizacja Kosztów: Wczesne wykrywanie problemów i profesjonalny nadzór pomagają unikać nieprzewidzianych kosztów i opóźnień.